Notes de frais et dons

Un membre qui avance une dépense pour le club (matériel, déplacement, péage…) la déclare depuis le portail membre de l'ERP, onglet Notes de frais. Il choisit comment être remboursé, y compris en renonçant au remboursement au profit du club : c'est alors un don, qui donne droit à un reçu fiscal.

Déclarer une dépense

Cliquer Déclarer une dépense.
Indiquer la date, le montant et la nature de la dépense.
Choisir le mode de remboursement (voir ci-dessous).
Joindre le justificatif : photo ou PDF du ticket ou de la facture, 10 Mo au plus. Il est obligatoire.
Valider : la dépense apparaît « Déclarée », en attente de vérification par le secrétariat ou le trésorier.

Tant que la dépense est « Déclarée », vous pouvez la modifier (crayon ; un nouveau justificatif remplace l'ancien) ou la supprimer (corbeille). Une fois traitée, elle ne peut plus être changée.

Les trois modes de remboursement

Mode	Ce qui se passe à la validation	Statut
Compte pilote	Le montant est crédité sur votre compte pilote (il paie vos prochains vols)	« Remboursée » dès la validation
Virement	Le club vous fait un virement	« Validée », puis « Remboursée » une fois le virement fait
Don (renoncement)	Vous renoncez au remboursement ; le montant devient un don au club	« Remboursée » dès la validation

Le secrétariat peut corriger le mode choisi au moment de la validation. Une dépense refusée passe en « Rejetée », avec le motif.

Frais kilométriques

Les déplacements avec votre véhicule personnel pour le club se déclarent comme une dépense normale, avec la nature prévue pour les frais kilométriques. Choisissez en général le mode don : le montant figurera sur votre reçu fiscal.

Le reçu fiscal (Cerfa 11580)

Les dépenses passées en don sont regroupées sur un reçu par exercice, émis par le club (en général en fin d'année). Le reçu signé se télécharge dans Notes de frais › Mes reçus fiscaux. Il permet de bénéficier de la réduction d'impôt prévue pour les dons aux associations.

Côté club, voir Permanence et dépenses.