Inscriptions et réinscriptions

Vue d'ensemble

Toute inscription passe par un dossier en ligne que le membre remplit lui-même. L'inscription devient active quand le secrétariat a contrôlé le dossier et constaté le paiement.

Qui	Fait quoi	Où
Le membre	Remplit et envoie son dossier, paie	Page publique `/inscription` ou onglet Mon inscription du portail
Le secrétariat	Contrôle les pièces, suit le paiement, active	Membres → Dossiers d'inscription
Le trésorier	Rapproche les virements, valide les écritures	Banque, journal des brouillons
Le comité	Examine les premières adhésions et les retours	Membres → Adhésions à examiner

Les saisons et les dates

Première adhésion ou retour au club : à partir du 1er octobre, l'inscription porte sur la saison suivante. Un membre inscrit en octobre 2026 est couvert dès l'activation et jusqu'au 31 décembre 2027.
Réinscription : elle ouvre à une date réglable, le 1er décembre par défaut. Activée en décembre, la nouvelle période commence le 1er janvier ; l'inscription en cours reste valable jusqu'au 31 décembre.
Stagiaire : une inscription de type temporaire (stage, séjour court) ne compte pas comme une adhésion passée (réglable dans Paramètres des inscriptions). Le stagiaire qui s'inscrit ensuite suit le parcours première adhésion : pas d'attente de l'ouverture des réinscriptions, revue du comité. À l'activation, sa période temporaire s'arrête la veille de la nouvelle et sa fiche passe en membre actif.
Sans période d'inscription en cours, le membre perd le droit de voler. Le calcul est refait chaque nuit et transmis à la Planche.

Côté membre

Les six étapes du dossier

Étape	Contenu
1. Mes informations	Identité, adresse, téléphone, personne à prévenir. Pour un mineur : le représentant légal
2. Mes engagements	Ouvrir puis accepter chaque document du club ; choix facultatifs (consentements)
3. Mes pièces	Photo ou PDF, 10 Mo au plus ; modèle téléchargeable quand le club en fournit un
4. Ma vie au club	Commissions, compétences utiles au club, parrainage (réinscription)
5. Mes objectifs de vol	Objectifs de la saison, heures envisagées
6. Ma cotisation	Tarif calculé selon le profil et l'âge au 1er janvier, options, mode de paiement

Le dossier est enregistré à chaque étape : le membre peut s'arrêter et reprendre plus tard.

Nouveau membre ou retour

Demande sur la page publique « Je souhaite m'inscrire » (adresse du portail suivie de /inscription).
Un lien personnel arrive par e-mail. Il rouvre toujours le même dossier, pendant 30 jours (durée réglable).
Après l'envoi, un accusé indique le total et la référence du dossier (par exemple INS27-0001), à rappeler sur le virement.
Si une pièce est refusée, un e-mail donne le motif et un nouveau lien.
À l'activation, un e-mail confirme l'inscription.

Réinscription

Le membre ouvre l'onglet Mon inscription de son portail. Avant la date d'ouverture, le portail indique cette date.
Le dossier est prérempli. Les pièces encore valables sont reprises ; un document déjà accepté n'est redemandé que si sa version a changé.

Mineurs

Le représentant légal remplit ses coordonnées, accepte les documents et dépose l'autorisation écrite signée. Il indique ce qu'il autorise : vol seul, vols avec d'autres membres, départ du club seul ou accompagné. Tant que le secrétariat n'a pas contrôlé ces autorisations, le mineur vole en instruction uniquement.

L'autorisation contrôlée s'applique dès que la période d'inscription a commencé : tout de suite pour un mineur inscrit en octobre, au 1er janvier pour une réinscription.

Choisir le type d'adhésion

Le secrétariat fixe le type avant l'envoi du dossier : depuis la fiche (bouton Envoyer le dossier), depuis la liste des candidatures (Modifier), ou sur le dossier lui-même tant qu'il n'est pas activé.

Type	Période ouverte à l'activation	Étapes	Comité
Annuelle	Jusqu'au 31 décembre de la saison	Les six	Première adhésion ou retour
Stage	Les dates du stage (31 jours au plus) ; saison = année du premier jour	Sans « Ma vie au club » ni objectifs	Non
Non volant	Jusqu'au 31 décembre	Sans objectifs de vol	Première adhésion ou retour
Bénévole	Jusqu'au 31 décembre	Sans objectifs de vol	Première adhésion ou retour

Documents, pièces, consentements et lignes de tarif se filtrent par type (voir Configuration). Les non volants et les bénévoles ne volent pas : leur fiche prend la catégorie correspondante et le droit de voler est retiré.
Changer le type d'un dossier déjà envoyé le renvoie au membre (« à corriger ») : le tarif est recalculé et les engagements ou pièces propres au nouveau type sont redemandés.
Un stage n'est jamais une réinscription ; il ne peut pas chevaucher une autre inscription du membre. Pour prolonger un stage ou en rouvrir un second dans l'année, on ne refait pas de dossier : voir Un stage de A à Z ci-dessous.

Un stage de A à Z

Demande : le candidat peut cocher Je viens pour un stage (et une date de début souhaitée) sur la page publique. C'est une demande : la candidature affiche un badge Demande de stage et le bouton Modifier propose déjà le type Stage avec cette date. Le secrétariat peut aussi créer la candidature ou inviter un membre connu.
Type et dates : le secrétariat choisit le type Stage et les dates (31 jours au plus, 7 jours proposés) avant d'envoyer le dossier. Le tarif de stage (lignes réservées au stage dans Configuration → Tarifs) est alors celui du dossier.
Dossier et paiement : le stagiaire remplit les étapes utiles, dépose ses pièces et paie ; l'activation ouvre une période temporaire sur les dates du stage, sans revue du comité, et génère l'écriture de vente (licence courte durée refacturée à l'identique).
Prolonger : fiche membre → modifier → carte Périodes d'inscription → Prolonger. La nouvelle date de fin ne peut pas dépasser 31 jours de stage au total (au-delà, seul un droit Forcer l'inscription le permet, sinon le stagiaire s'inscrit pour l'année). La prolongation est notée dans la période.
Revenir plus tard dans l'année : même carte, Rouvrir un stage ajoute une nouvelle période (31 jours au plus, sans chevauchement), sans nouveau dossier : documents, pièces et numéro FFVP sont déjà connus.
Facturer la prolongation : bouton Facturer sur la période, avec le droit de préparer la comptabilité. Choisir la ligne de stage (tarif de la saison, lignes réservées au stage) et la quantité : un brouillon de vente est créé sur le compte du membre, avec le coût de licence si la ligne en porte un. La facturation est notée dans la période.
Licence : l'extension ou la reprise de la licence courte durée se fait côté FFVP ; vérifier ensuite son statut dans Membres → Licences FFVP (les stagiaires y figurent).
Devenir membre annuel : le stagiaire suit le parcours première adhésion ; à l'activation, la période de stage s'arrête la veille. Aucune déduction automatique du stage déjà payé : cas particulier = OD manuelle.

Un stagiaire ne compte pas dans les effectifs de la saison (statistiques membres) tant qu'il n'a pas d'inscription annuelle.

Côté secrétariat

Les écrans

Écran	Usage
Membres → Candidatures	Demandes venues de la page publique : renvoyer le lien, clôturer, importer une liste d'adresses
Membres → Dossiers d'inscription	File de traitement : compteurs par état, pièces à contrôler, paiements attendus
Fiche membre → Dossier en ligne	Inviter un membre connu : le dossier est créé et le lien envoyé
Membres → Adhésions à examiner	Séance du comité : prendre acte, refuser, ordre du jour, extrait de PV
Membres → Objectifs	Objectifs de vol déclarés, pour les instructeurs ; Exporter en CSV (une ligne par membre et par objectif)

Traiter un dossier

Ouvrir un dossier « Envoyé » et contrôler chaque pièce : Valider ou Refuser avec un motif. Une pièce en trop ou déposée par erreur (même validée, même après l'activation) se retire avec Supprimer, dans le dossier ou dans l'onglet Adhésion de la fiche membre. Le fichier est effacé et l'historique du dossier garde qui l'a retiré.
Pour un mineur, enregistrer les autorisations parentales lues sur le document signé.
S'il manque quelque chose : Renvoyer au membre avec le motif.
Toutes les pièces obligatoires validées : Déclarer complet.
Passer le paiement à « Reçu » quand les fonds sont constatés.
Activer l'inscription. La boîte indique la date de l'écriture et l'exercice visé ; elle bloque si cet exercice n'existe pas ou est clôturé.

États d'un dossier : Invité, En cours, Envoyé, À corriger, Complet, Activé, Abandonné.

Candidat qui a payé pour une session plus tard (pré-inscription)

Quand les inscriptions d'une session sont closes (par exemple les débutants d'octobre) et qu'un candidat a déjà payé pour réserver sa place dans la suivante :

Membres → Candidatures, icône Pré-inscrire sur la ligne (prénom et nom renseignés). L'ERP crée sa fiche en état Pré-inscrit : un compte existe, mais aucune inscription et aucun droit de voler. L'état se voit dans la liste des membres et se filtre.
Saisir son paiement comme un encaissement ordinaire : banque au débit, compte 411 du candidat au crédit. Ce n'est pas une cotisation.
Quand la session ouvre, activer son dossier : l'inscription est créée sur la même fiche, la cotisation est constatée sur le 411 et le paiement l'absorbe. Un 411 créditeur au 31 décembre se reporte en à-nouveau.

Une candidature rattachée à une fiche pré-inscrite n'est jamais effacée par le nettoyage des candidatures inactives. Si le candidat renonce, on lui rembourse son crédit 411 par virement.

Ce que fait l'activation

Fiche membre créée ou mise à jour, période d'inscription jusqu'au 31 décembre de la saison, feuille annuelle, commissions.
Écriture de cotisation en brouillon au journal des ventes (411 du membre / produits du tarif).
Réinscription seulement, si le compte d'attente est réglé : imputation de l'avance en brouillon (compte d'attente / 411), limitée à ce que le compte d'attente du membre contient. Sans virement reçu, rien n'est imputé ; le bouton Imputer l'avance du dossier le fait une fois le virement rapproché.
Paiement par le compte pilote (réinscription) : pour une cotisation datée de l'exercice suivant, la somme est mise en réserve en décembre (411 débit / compte d'attente crédit, daté du jour de l'activation), puis imputée le 1er janvier. Le compte pilote baisse donc tout de suite ; s'il ne couvre pas la cotisation, il passe en négatif et un avertissement le signale.
Première adhésion ou retour : inscription à l'examen du comité, avec une date limite à trois mois.
Si une étape échoue, rien n'est écrit.

Après l'activation, un avertissement signale que le compte d'attente du membre ne couvre pas (ou pas entièrement) la cotisation, ou que le compte pilote passe en négatif. Ce n'est jamais bloquant.

Un doublon possible

Si le dossier d'un nouveau ressemble à une fiche existante (même e-mail, ou même nom et date de naissance), l'activation demande de choisir : rattacher à la fiche existante, ou créer une nouvelle fiche.

Une adresse e-mail ne peut figurer que sur une seule fiche. Quand quelqu'un demande son lien avec l'adresse d'un proche (parent, conjoint) et un autre nom que celui de la fiche qui la porte, la demande n'est pas rattachée à cette fiche : une note l'indique sur la demande, et le dossier arrive comme celui d'un nouveau membre. À l'activation, « créer une nouvelle fiche » crée alors la fiche sans e-mail (l'adresse reste sur la fiche du proche).

Délier un dossier de sa fiche. Si un dossier a quand même été rattaché à la mauvaise fiche, ouvrez-le et utilisez Délier de la fiche (tant qu'il n'est pas activé). Le dossier redevient celui d'un nouveau membre : l'identité préremplie par la fiche est effacée, la fiche n'est pas modifiée. Utilisez ensuite Renvoyer au membre pour que la personne saisisse sa propre identité.

Supprimer un dossier ou une candidature de test. Avec le droit Configurer les inscriptions, le bouton Supprimer du dossier (ou l'icône corbeille de la liste des candidatures) efface définitivement le dossier, la candidature d'origine et tout ce qui s'y rattache : pièces déposées, acceptations, consentements, journal. C'est refusé pour un dossier activé (la fiche et les écritures existent) ou sur lequel un paiement est enregistré. L'opération est tracée dans le journal d'audit.

Filtrer et nettoyer les candidatures. La liste des candidatures se filtre par état du dossier (sans dossier, invité, en cours, soumis, à corriger, complet, activé, abandonné) et par inactivité (plus de 30, 90, 180 ou 365 jours, comptés depuis la dernière activité de la candidature ou de son dossier). Avec le droit Configurer les inscriptions, le bouton Nettoyer supprime les candidatures sans suite : on choisit la durée d'inactivité, l'écran annonce combien de candidatures, de dossiers et de pièces jointes seraient supprimés, puis on confirme. Un dossier soumis, complet ou activé n'est jamais supprimé par ce nettoyage ; seuls les dossiers jamais soumis ou abandonnés partent, avec leurs pièces. La même règle s'applique chaque nuit si une durée de conservation est renseignée dans Paramètres des inscriptions ; le nettoyage manuel est tracé dans le journal d'audit.

Côté trésorier

Rapprochement : le virement d'une réinscription (membre inscrit l'année précédente, cotisation datée du 1er janvier suivant) s'affecte au compte d'attente (487100) avec le membre en tiers. Celui d'une première adhésion ou d'un retour, dont la cotisation est écrite à l'activation, s'affecte au 411 du membre, comme n'importe quel règlement. La référence du dossier figure dans le libellé : l'écran de résolution d'une ligne la reconnaît (préfixe des réglages) et propose le bon compte et le membre. Un nouveau membre n'a pas de fiche avant l'activation : le virement ne peut lui être affecté qu'après.
Validation : les écritures de cotisation et d'imputation arrivent en brouillon.
Rapport « Avances d'inscription » (bouton de la liste des dossiers) : solde du compte d'attente par membre, comparé aux dossiers de réinscription payés non activés. Un solde sur un nouveau membre signale un virement affecté au compte d'attente par erreur : « Imputer l'avance » le reporte au 411. Un écart signale un virement non rapproché ou une avance sans dossier.
Exercice : une première adhésion ou un retour est écrit à la date d'activation ; une réinscription anticipée est écrite au 1er janvier, sur l'exercice suivant. À la clôture, les à-nouveaux reportent le solde du compte d'attente membre par membre.

Un nouveau membre n'a pas de fiche avant l'activation : son virement ne peut être affecté à son nom qu'après.

Réinscription en décembre : le chemin comptable

Un membre inscrit en 2026 qui se réinscrit en décembre pour 2027 paie en 2026 une cotisation qui appartient à 2027. Seule la réinscription passe par le compte d'attente ; une première adhésion ou un retour est écrit et réglé directement sur les comptes.

Le virement (décembre, exercice 2026) : au rapprochement, affecté au compte d'attente (487100) avec le membre en tiers.
L'activation : l'écriture de cotisation est datée du 1er janvier 2027, sur l'exercice 2027, et regroupe la cotisation, les frais de fonctionnement et la licence (débit 411, crédit des comptes de produits du tarif). L'imputation de l'avance (débit 487100, crédit 411) est préparée le même jour, dans la limite du solde du compte d'attente du membre.
La clôture de 2026 : les à-nouveaux reportent le solde du compte d'attente membre par membre à l'ouverture de 2027.
Résultat : le compte d'attente et le 411 sont soldés en 2027 et les produits sont en 2027. Aucune ventilation n'est à refaire après la clôture.

À vérifier avant l'ouverture des réinscriptions :

l'exercice 2027 existe (assistant « Préparer N+1 »). Sans lui, l'activation d'une réinscription est refusée ;
chaque ligne du compte d'attente a un membre en tiers : sinon l'aperçu des à-nouveaux signale des tiers manquants ;
les brouillons de 2026 sont postés avant la clôture, qui les refuse sinon ;
un virement d'une première adhésion affecté au compte d'attente par erreur se corrige avec Imputer l'avance sur le dossier (débit 487100, crédit 411). Le bouton n'apparaît que sur un dossier activé dont l'avance n'a pas été imputée.

Le comité

Statuts, article 6 : le comité peut refuser une première adhésion ou un retour dans les trois mois.

Prendre acte en lot, avec la date de séance.
Refuser avec un motif : la période est annulée et le droit de voler retiré. L'écran indique le montant remboursable ; le trésorier prépare le remboursement.

Configuration

Membres → Configuration des inscriptions (droit « Configurer les inscriptions ») :

Onglet	Contenu
Paramètres	Page publique, validité du lien, date limite, préfixe de référence, conservation des candidatures, date d'ouverture des réinscriptions, compte d'attente
Documents à accepter	Documents par profil ; chaque version a une date d'effet
Pièces	Obligatoire ou facultative, durée de validité, modèle
Consentements	Choix facultatifs proposés au membre
Objectifs	Objectifs de vol proposés
Tarif	Composition de la saison : lignes prises dans le catalogue des tarifs (Ajouter depuis les tarifs), avec leurs conditions — automatique ou option, profil, âge, remboursable, échelonnable ; le montant, le libellé et le compte de produit se modifient dans Tarifs → Autres tarifs ; copie d'une saison

À savoir :

Un profil combine « première adhésion ou retour / réinscription » et « majeur / mineur ».
Un type d'adhésion (annuelle, stage, non volant, bénévole) décide, en plus du profil, ce que le dossier demande et facture : chaque tarif, document, pièce et consentement indique les types concernés (cases Types d'adhésion concernés). Par défaut, documents, pièces et consentements concernent tous les types ; une ligne de tarif reste réservée à l'annuelle jusqu'à ce qu'on coche un autre type (cotisation de bénévole, lignes de stage…). Un élément décoché n'est ni demandé ni facturé pour ce type.
Chaque ligne payante du tarif doit porter un compte de produit, sinon l'activation est refusée.
Pour une ligne reversée à la FFVP (licence et assurance), renseigner le compte de produit (70691) et le compte de charge (6163) : l'écriture d'inscription débite 411, crédite 70691, débite 6163 contre le fournisseur 401. Le fournisseur FFVP se choisit dans les paramètres des inscriptions (droit de paramétrage comptable) ; sans lui, l'activation est refusée.
Le compte d'attente est un compte de classe 4 suivi par membre ; il se choisit avec le droit de paramétrage comptable.
L'encadré « À préparer pour la saison » signale ce qui manque : exercice, tarif actif, documents en vigueur, compte d'attente.
L'exercice de la saison suivante se crée dans Finance → Exercices, assistant « Préparer N+1 ».

Questions fréquentes

Le bouton Activer est grisé. Le dossier n'est pas « Complet », le paiement n'est pas « Reçu », ou l'exercice visé n'existe pas.

Un membre dit qu'il ne peut pas se réinscrire. Les réinscriptions n'ont pas encore ouvert, ou il est déjà inscrit pour la saison.

Le lien a expiré. Renvoyer le lien depuis le dossier ; l'ancien lien cesse de fonctionner.

Un membre a payé avant d'envoyer son dossier. Le paiement se saisit dès la création du dossier : passez-le à « Avance reçue ». Pour un nouveau membre, il n'y a pas encore de fiche : le virement reste à affecter au 411 du membre après l'activation (le compte d'attente est réservé aux réinscriptions).

Un membre veut payer avec son compte pilote. Il choisit « Mon compte pilote » à l'étape 6 (réinscription seulement). Aucun virement à attendre : le dossier est considéré payé à l'envoi. Voir « Ce que fait l'activation ».

Contenu adapté du centre d'aide intégré à l'application.