Créneaux de réservation des vols d'initiation
Les créneaux sont les plages que le club ouvre pour que les acheteurs de bons choisissent eux-mêmes leur date de vol. Ce guide explique le principe, puis les gestes du club, puis ce que voit l'acheteur.
Où : VI & HelloAsso › Créneaux. Droit : Planifier les VI (consulter : Consulter les VI). La configuration des types et des e-mails est dans Configurer un type de bon VI.
Le principe en cinq lignes
- Le club ouvre des créneaux : une date, une heure de début, une durée, un nombre maximal de bons.
- L'acheteur ouvre son lien personnel (reçu par e-mail) et voit les créneaux libres des prochaines semaines.
- Il demande une date (ou la réserve directement si le créneau est déjà validé).
- Le club valide le créneau au plus tard 7 jours avant : les demandes sont confirmées, les bons reçoivent leur date.
- Une fois le créneau validé, Planche voit les bons ; avant, Planche ne voit rien.
Le club garde la main
Une demande ne retient aucune place et ne vaut pas réservation tant que le club ne l'a pas confirmée. Seul un créneau déjà validé avec une place libre confirme tout de suite. La météo reste une réserve : un créneau peut toujours être annulé, les bons sont alors libérés et non consommés.
Les trois sortes de créneaux
| Créneau | Pour qui | Visible de l'acheteur | Validation |
|---|---|---|---|
| VI | Bons de vol d'initiation | Oui | À faire avant J-7 |
| Journée découverte (JD) | Bons journée découverte (toute la journée) | Oui | À faire avant J-7 |
| Interne | Tous les types, groupes et stages compris | Non, réservé au club | Immédiate : les bons posés partent vers Planche aussitôt |
Un bon ne se pose que dans un créneau de son type (VI dans un créneau VI, JD dans un JD). Un même jour peut avoir un créneau VI, un créneau JD, ou les deux. Il n'y a pas de gestion des instructeurs ni des machines : on ouvre une capacité en nombre de bons, c'est tout.
Un bon acheté au dernier moment
Glissez-le sur un jour sans place : l'ERP ouvre automatiquement un créneau interne, validé tout de suite. Le bon reçoit sa date et part vers Planche.
Ouvrir des créneaux
Bouton Ouvrir des créneaux :
| Champ | Détail |
|---|---|
| Type | VI, journée découverte ou interne |
| Ponctuel / Récurrent | Une date, ou une série (jours de la semaine, période, dates exclues) |
| Heure de début | Par exemple 9 h 30 |
| Durée | Libre de 2 à 8 heures (3 h proposées pour un VI, 8 h pour une JD) |
| Nombre maximal de bons | Capacité saisie par le club (1 à 50) |
| Note | Libre, par exemple « Rendez-vous au hangar 2 » |
L'aperçu liste ce qui sera créé et signale les dates qui ont déjà un créneau de ce type (elles sont ignorées). Impossible d'ouvrir un créneau à une date passée.
Exemple : tous les samedis et dimanches de mai à septembre, 9 h 30, 3 h, 6 VI maximum, sauf le 14 juillet → Récurrent, samedi + dimanche, période mai–septembre, date exclue le 14 juillet.
Les créneaux ouverts apparaissent aux acheteurs dans la fenêtre de réservation (30 jours par défaut). Hors fenêtre, rien n'est visible.
Lire le calendrier
Chaque créneau affiche son type, son heure, son remplissage (« 4 / 6 places ») et son état.
| Couleur ou pastille | Sens |
|---|---|
| Interne / VI / JD | Type du créneau (couleur de bordure) |
| Demande (pointillés orange) | Un acheteur demande ce créneau : à confirmer ou refuser |
| Complet | Le nombre maximal de bons est atteint |
| Validé | Les bons confirmés sont visibles de Planche |
| À valider avant J-7 | Date limite de validation proche |
| J-7 dépassé, non validé | Pastille rouge : à traiter tout de suite |
Un bandeau « N créneaux à valider cette semaine » rappelle ce qu'il reste à faire.
Les gestes du club
Cliquer un créneau ouvre le panneau Détail à droite.
Placer un bon
- Glisser-déposer un bon de la liste « À planifier » (à gauche) sur un créneau, ou le sélectionner puis cliquer le créneau. Les bons qui expirent bientôt sont signalés.
- Contrôles automatiques : bon du type du créneau, non périmé avant le créneau, place disponible. Sinon un message explique le refus.
- Sur un créneau non validé, le bon est placé « en attente » : il partira vers Planche à la validation. Sur un créneau validé ou interne, il est visible de Planche aussitôt.
Valider un créneau
Bouton Valider le créneau (au plus tard 7 jours avant) :
- les demandes en attente sont confirmées dans l'ordre d'arrivée, dans la limite des places ; les autres sont refusées (le bon redevient « à planifier ») ;
- les bons placés reçoivent la date du créneau et deviennent visibles de Planche (statut Planifié) ;
- l'acheteur reçoit son e-mail (le Rappel si ce mode est automatique, sinon la confirmation standard).
Confirmer, refuser ou retirer un bon
Dans le panneau Détail : sur une demande, Confirmer ou Refuser (avant même la validation du créneau, pour une demande isolée) ; sur un bon placé, Retirer du créneau (le bon redevient à planifier).
Modifier un créneau
Bouton Modifier : heure de début, durée, nombre maximal de bons et note.
- Le maximum ne peut pas descendre sous le nombre de bons déjà placés.
- Deux créneaux du même type ne peuvent pas commencer à la même heure le même jour.
- Un créneau annulé ne se modifie plus.
- Les acheteurs déjà confirmés ne sont pas prévenus d'un changement d'heure : contactez-les directement.
Annuler un créneau
Bouton Annuler le créneau : les bons placés sont libérés, les demandes en attente sont annulées, et chaque acheteur reçoit un e-mail (« votre bon reste valable et n'est pas consommé »). Impossible si un bon placé a déjà volé.
Envoyer le lien aux bons déjà vendus
Bouton Envoyer le lien aux bons existants :
- Choisir le message à envoyer (consignes ou rappel de réservation).
- L'ERP compte les destinataires : bons réglés, non planifiés, avec adresse e-mail, d'un type réservable en ligne, dont le message est actif et contient
[lien de réservation], et qui n'ont pas déjà reçu de lien. - Confirmer : l'envoi part par lots de 25. Le résultat indique les envoyés, les échecs et ce qui reste ; relancer pour le lot suivant.
Les bons déjà planifiés à une date ne sont pas concernés.
Paramètres de réservation
Roue dentée du planning des créneaux. Ces règles s'appliquent à toutes les réservations en ligne.
| Paramètre | Défaut | Effet |
|---|---|---|
| Fenêtre de réservation | 30 jours | Jusqu'où l'acheteur voit les créneaux |
| Annulation par l'acheteur | 48 h avant | Passé ce délai, il doit appeler le club |
| Validation d'un créneau | 7 jours avant | Date limite affichée pour valider |
| Demandes en attente par bon | 3 | Dates qu'un acheteur peut demander en même temps |
Ce que voit l'acheteur
Il ouvre le lien de son e-mail (aucun compte, aucun mot de passe) sur son téléphone ou son ordinateur.
- Son bon : type, date limite de validité (avec une alerte si elle approche).
- Les créneaux de la fenêtre, avec les places restantes (« Dernière place », « Complet »). Un créneau trop tardif pour son bon est grisé.
- Il coche « J'ai lu les consignes… et je suis apte au vol », puis Envoyer ma demande (créneau non validé) ou Confirmer ma réservation (créneau validé : confirmation immédiate).
- Sa page affiche ensuite l'état : Demande envoyée (réponse au plus tard 7 jours avant le vol), puis Votre vol est confirmé.
- Il peut retirer sa demande ou annuler sa réservation jusqu'à 48 h avant ; après, il appelle le club.
Seuls les bons réglés et valides peuvent réserver. Un bon HelloAsso est considéré comme réglé dès sa réception : le versement HelloAsso est un processus séparé. Les bons de groupe, de stage ou d'un type non réservable sont planifiés par le club.
Cas fréquents
| Situation | Que faire |
|---|---|
| L'acheteur a perdu son lien | Enveloppe du bon › E-mails › renvoyer ; ou Révoquer le lien si l'adresse était mauvaise |
| Le créneau est complet mais un acheteur insiste | Augmenter le maximum (Modifier) ou ouvrir un créneau interne |
| Météo défavorable | Annuler le créneau : les bons sont libérés et prévenus ; ils choisissent une autre date |
| Une demande reste sans réponse | Elle est tranchée à la validation du créneau, au plus tard 7 jours avant |
| Un bon est dans un créneau mais Planche ne le voit pas | Le créneau n'est pas encore validé (ou le bon est « en attente ») ; Mettre à jour Planche depuis le Planning VI |
| Le bon expire avant la date voulue | L'acheteur ne peut pas la choisir ; prolonger la validité sur la fiche du bon si le club l'accepte |
Le Planning VI historique
L'onglet Planning VI (calendrier) existe toujours pour les bons planifiés directement par le club et pour Mettre à jour Planche. Pour tout nouveau bon réservable en ligne, travaillez depuis Créneaux.