Inscrire un membre

Exemple suivi dans ce guide : Léa Moreau, 24 ans, veut devenir membre en novembre 2026. Elle paiera sa cotisation de 200 € (montant fictif) par virement. Vous êtes la secrétaire administrative ; le trésorier intervient à deux moments.

Droits utiles : Gérer les adhérents et Configurer les inscriptions (secrétariat) ; Rapprochement bancaire et Poster une écriture (trésorier).

Principe : Léa remplit elle-même son dossier en ligne. Vous contrôlez ses pièces, vous constatez son paiement, puis vous activez l'inscription. C'est l'activation qui crée sa fiche, sa période d'inscription (donc son droit de voler) et les écritures de cotisation.

Les dates à connaître

Première adhésion ou retour au club : à partir du 1er octobre, l'inscription porte sur la saison suivante. Léa, inscrite en novembre 2026, est couverte jusqu'au 31 décembre 2027.
Réinscription d'un ancien membre : elle ouvre le 1er décembre par défaut. Activée en décembre, la nouvelle période commence le 1er janvier.

Étape 1 : faire arriver le dossier

Deux façons de démarrer.

a) Léa fait la demande elle-même. Elle va sur la page publique « Je souhaite m'inscrire » (l'adresse du portail suivie de /inscription). Elle reçoit par e-mail un lien personnel, valable 30 jours, qui rouvre toujours le même dossier.

b) Vous l'invitez depuis la fiche d'un membre déjà connu. Où : Membres, ouvrir la fiche, onglet Dossier en ligne. Le dossier est créé et le lien envoyé.

Vous devez voir : la demande de Léa dans Membres › Candidatures. Si le lien n'est pas arrivé, renvoyez le lien depuis cet écran (l'ancien lien cesse alors de fonctionner).

Étape 2 : attendre que Léa envoie son dossier

Léa passe par six étapes (informations, engagements, pièces, vie au club, objectifs de vol, cotisation). Son dossier est enregistré à chaque étape : elle peut s'arrêter et reprendre.

À l'envoi, elle reçoit un accusé avec le total à payer et la référence du dossier, par exemple INS27-0012. Elle doit écrire cette référence dans le libellé de son virement : c'est elle qui permet de retrouver le paiement.

Vous devez voir : dans Membres › Dossiers d'inscription, une ligne « Léa Moreau », état Envoyé, paiement Attendu.

Étape 3 : contrôler les pièces

Où : Membres › Dossiers d'inscription, cliquer sur la ligne de Léa.

Ouvrir chaque pièce (autorisation parentale…).
Si elle est correcte : Valider.
Si elle est illisible ou périmée : Refuser, en écrivant un motif clair ("certificat daté de plus d'un an"). Léa reçoit un e-mail avec ce motif et un nouveau lien.
S'il manque autre chose que des pièces : Renvoyer au membre, avec le motif.

Pour un mineur

Enregistrez aussi les autorisations parentales lues sur le document signé (vol seul, vols avec d'autres membres, départ du club…). Tant que vous ne l'avez pas fait, le mineur vole en instruction uniquement.

Étape 4 : déclarer le dossier complet

Quand toutes les pièces obligatoires sont validées : Déclarer complet.

Vous devez voir : l'état du dossier passe à Complet.

Étape 5 : constater le paiement

Le virement de Léa arrive sur le compte du club. Le trésorier le rapproche (étape 7 ci-dessous) et vous prévient. Vous passez alors le paiement du dossier à Reçu.

Ne mettez « Reçu » que si l'argent est vraiment arrivé

Le bouton d'activation exige un paiement « Reçu ». C'est votre garde-fou : sans fonds constatés, pas d'inscription.

Étape 6 : activer l'inscription

Quand le dossier est Complet et le paiement Reçu : Activer l'inscription.

Une fenêtre indique la date de l'écriture et l'exercice visé. Vérifiez-les, puis confirmez.

Vous devez voir : le message « Inscription activée » avec l'identifiant de Léa (de la forme ME2026-0001). Ensuite, en un seul geste, l'ERP :

crée (ou met à jour) la fiche membre et sa période d'inscription jusqu'au 31 décembre ;
crée en brouillon l'écriture de cotisation (débit du compte 411 de Léa, crédit des comptes de produits du tarif) ;
inscrit Léa à l'examen du comité (première adhésion), avec une date limite à trois mois ;
envoie à Léa un e-mail de confirmation.

Si une étape échoue, rien n'est écrit : vous pouvez réessayer sans risque.

Un avertissement orange n'est pas bloquant

Il signale que le compte d'attente de Léa ne couvre pas (ou pas entièrement) la cotisation, ou que son compte pilote passe en négatif. Prévenez le trésorier.

Si l'ERP propose un doublon (même e-mail, ou même nom et date de naissance qu'une fiche existante), il vous demande de choisir : rattacher à la fiche existante ou créer une nouvelle fiche. En cas de doute sur la personne, rattachez à la fiche existante.

Étape 7 : la part du trésorier

Rapprocher le virement. Finance › Comptabilité › Rapprochement, ligne de 200 € portant INS27-0012 dans son libellé. L'écran de résolution reconnaît la référence et propose le compte 411 de Léa. Léa est une première adhésion : le compte d'attente (487100) est réservé aux réinscriptions. Elle n'a pas encore de fiche avant l'activation : si le virement arrive avant, on l'affecte après l'activation.
Poster le brouillon de cotisation : Finance › Comptabilité › Saisie › Journal, filtre Brouillons (Saisir une écriture).

Un rapport aide à contrôler : le bouton Avances d'inscription de la liste des dossiers compare le solde du compte d'attente de chaque membre aux dossiers de réinscription payés non activés. Un écart signale un virement non rapproché ou une avance sans dossier.

Si ça ne marche pas

Problème	Cause probable	Que faire
Le bouton Activer l'inscription est grisé	Dossier pas Complet, paiement pas Reçu, ou exercice visé inexistant	Vérifier les trois points. L'exercice se crée dans Administration › Exercices comptables (assistant Préparer l'exercice suivant, droit du trésorier).
Un membre ne peut pas se réinscrire	Les réinscriptions n'ont pas encore ouvert, ou il est déjà inscrit pour la saison	Vérifier la date d'ouverture dans Membres › Configuration des inscriptions.
Le lien a expiré	Plus de 30 jours	Renvoyer le lien depuis le dossier.
Le membre a payé avant d'envoyer son dossier	—	Passer le paiement à Avance reçue ; l'avance sera imputée à l'activation.
Le membre veut payer avec son compte pilote	Réinscription uniquement	Il choisit « Mon compte pilote » à l'étape 6 de son dossier ; le dossier est considéré payé à l'envoi.
Il faut payer en plusieurs fois	—	L'activation ne dépend pas d'un échéancier. Voir Paiement en plusieurs fois.

Pour aller plus loin

Inscriptions et réinscriptions : toute la référence (comité, configuration du tarif, comptes, mineurs).