Secrétariat
Les guides pas à pas détaillent chaque tâche avec un exemple.
Le secrétariat enregistre au quotidien ce qui arrive au club, dans l'ERP. Commencer par Avant toute saisie : tableau de bord, droits, brouillon ou comptabilisé.
| Tâche | Où | Page |
|---|---|---|
| Voir ce qui attend | Tableau de bord : cartes Finance et Opérations de permanence | Avant toute saisie |
| Valider les encaissements de permanence | Finance › Permanence › File de validation | Permanence et dépenses |
| Valider les notes de frais, marquer un virement fait | Finance › Permanence › File de validation | Permanence et dépenses |
| Enregistrer CB, ANCV, chèques, remises | Finance › Comptabilité › Saisie | Encaissements |
| Importer HelloAsso, planifier, rattacher un VI | VI & HelloAsso | Vols d'initiation |
| Enregistrer une facture fournisseur et sa pièce | Finance › Achats | Factures fournisseurs |
| Corriger un vol avant facturation | Facturation & Vols › Vols | Facturer les vols |
| Inscrire un membre, tenir l'annuaire | Membres | Membres, Inscriptions |
| Facturer les vols validés | Facturation & Vols › Vols | Facturer les vols |
| Répondre à un membre sur son compte | Fiche du membre : Solde, Forfaits | Lire son compte pilote |
Droits
Le rôle Administratif (secrétaire, assistante) permet par défaut de valider la permanence et les notes de frais, de gérer les VI et les membres, de corriger et de facturer les vols et de préparer la comptabilité (encaissements, remises, factures fournisseurs, réalisation VI) en brouillon. La validation définitive reste au trésorier. Voir Droits par fonction.