Ce qui se paramètre, module par module
Cette page recense, pour chaque module de l'ERP, ce que le club règle lui-même, où et avec quel droit. Elle sert de carte avant une mise en route, une nouvelle saison ou une passation de poste. Les chemins sont ceux du menu de gauche.
Les droits se règlent par rôle (Administration → Rôles) : voir Droits par fonction.
Ordre conseillé pour une mise en route
- Administration → Général, Exercices comptables, Plan comptable : l'identité du club et la comptabilité.
- Machines → Familles, puis Équipements : ce qui vole, avec ses comptes.
- Tarifs : les tarifs machines, les types de vol, les forfaits, le catalogue (guide des tarifs machines).
- Administration → Finance : journaux et comptes de la facturation des vols, des encaissements, des échéanciers.
- Membres → Configuration des inscriptions : la saison.
- Administration → Planche, HelloAsso, E-mail, Stockage : les liaisons externes.
- Administration → Rôles puis Admin : les droits, puis les comptes.
Administration
Le menu Administration compte sept entrées, chacune avec ses onglets : Accès et comptes (utilisateurs, rôles et droits, agents) · Le club (identité, modèles d'impression, reçus fiscaux, ressources du planning) · Comptabilité (exercices, plan comptable, finance) · Connexions externes (HelloAsso, Planche, GesAsso, OSRT, stockage) · E-mails et alertes · Sécurité et traçabilité (sécurité, journal d'audit, connexions en cours) · Données et conformité (imports de démarrage, anonymisation). Une entrée n'apparaît que si votre rôle donne accès à l'un de ses onglets. Le catalogue des capacités se trouve en bas de l'onglet Rôles et droits.
| Réglage | Ce qu'on y règle | Droit |
|---|---|---|
| Admin | Comptes : création, désactivation, un ou plusieurs rôles, commissions dont la personne est responsable | Gérer les comptes et les rôles |
| Rôles | Droits de chaque rôle, par domaine ; « toutes » les commissions ou « celles dont il est responsable » | Gérer les comptes et les rôles |
| Capacités | Catalogue des droits (lecture seule) | Gérer les comptes et les rôles |
| Agents | Comptes de service des applications (la Planche, par exemple) | Gérer les comptes et les rôles |
| Général | Nom du club, adresse du portail, coordonnées et IBAN rappelés dans les e-mails | Paramétrage système |
| Exercices comptables | Création, clôture, réouverture ; préparation de l'exercice suivant | Paramétrage comptable |
| Plan comptable | Comptes du club | Paramétrage comptable |
| Finance | Journaux et comptes de la facturation des vols, cartes bancaires, chèques, ANCV, dépôts des membres, échéanciers | Paramétrage système |
| HelloAsso | Identifiants, test de connexion | Paramétrage système |
| Planche | Adresse et clé de la Planche, test | Paramètres Planche |
| GesAsso, OSRT | Connexions fédérales | Paramétrage système |
| Stockage | Serveur de fichiers compatible S3 (pièces jointes) | Paramétrage système |
| Serveur d'envoi | Paramétrage système | |
| Alertes soldes négatifs | Contrôle nocturne des comptes pilotes, paliers de relance, résumé au trésorier | Paramétrage système |
| Sécurité | Seuils de blocage de la connexion, durée de conservation du journal | Paramétrage système |
| Modèles d'impression | Colonnes et mise en page des états imprimés | Paramétrage système ou Paramétrage comptable |
| Signature des reçus CERFA | Signataire et image de la signature | Signer les reçus fiscaux |
| Imports de démarrage | Imports CSV pour initialiser les données : adhérents, équipements, écritures d'un ancien logiciel | Paramétrage système |
| Ressources du planning | Liste des ressources que les événements du planning peuvent réserver | Tenir la liste des ressources du planning |
Membres et inscriptions
| Réglage | Où | Ce qu'on y règle | Droit |
|---|---|---|---|
| Paramètres des inscriptions | Membres → Configuration → Paramètres | Page publique ouverte ou fermée, validité du lien, date limite, préfixe de référence, conservation des candidatures, date d'ouverture des réinscriptions, compte d'attente | Configurer les inscriptions |
| Documents à accepter | Configuration → Documents | Documents par profil ; chaque version a une date d'effet | idem |
| Pièces | Configuration → Pièces | Obligatoire ou facultative, durée de validité, modèle à télécharger | idem |
| Consentements | Configuration → Consentements | Choix facultatifs proposés au membre | idem |
| Objectifs | Configuration → Objectifs | Objectifs de vol proposés | idem |
| Tarif de la saison | Configuration → Tarif | Quelles lignes du catalogue, pour quels profils, âges et options ; copie d'une saison | idem |
| Fonctions | Membres → Fonctions | Fonctions datées : comité et bureau (secrétariat), instructeurs, responsables d'activité et treuil (chef pilote), salariés (RH), maintenance (machines) | Gérer les adhérents ; Gérer les fonctions aéronautiques ; RH ; machines, selon la fonction |
| Commissions | Commissions | Commissions, responsables, membres de l'année | Gérer les commissions |
Détails : Inscriptions et réinscriptions, Membres.
Machines et carburant
| Réglage | Où | Ce qu'on y règle | Droit |
|---|---|---|---|
| Familles | Machines → Familles | Code, nom, tarifée ou non, utilise du carburant, quatre comptes (acquisition, amortissement, charge, produit) | Gérer les équipements |
| Équipements | Machines → Équipements | Immatriculation, famille, parent, réservable pour les vols, propriété (club ou privé), statut, acquisition et amortissement, sous-composants | Gérer les équipements |
| Maintenance | Machines → Maintenance | Statut, échéance du CEN, dernière APRS, notes | Changer le statut et les informations de maintenance des équipements |
| Pompes (module carburant) | Machines → Carburant | Pompes et QR code, stock | Gérer le carburant |
Détails : Machines et carburant.
Tarifs
| Réglage | Où | Ce qu'on y règle |
|---|---|---|
| Tarifs machines | Tarifs → Machines | Versions par famille, lignes, unités, paliers, type de vol, comptes de produit : guide |
| Types de vol | Tarifs → Types de vol | Code, nom, type de lancement (treuil, remorqueur, autonome), part du remorqué facturée au pilote remorqueur |
| Forfaits | Tarifs → Forfaits | Nature (heures de vol, treuillées, remorqués, temps moteur), quantité, comptes de vente et de remise, priorité, lignes concernées avec leur prix forfait, tarif affiché (détails) |
| Autres tarifs | Tarifs → Autres tarifs | Catalogue : cotisations, repas, frais de passage, vol d'initiation ; catégorie, présentation dans le rapport |
| Rapport | Tarifs → Rapport | Contrôle de ce que les membres voient ; rien à régler (se pilote par la case Présenté de chaque ligne) |
Droit : Gérer les tarifs pour modifier (le trésorier), Consulter les tarifs pour lire.
Facturation des vols et comptabilité
| Réglage | Où | Ce qu'on y règle | Droit |
|---|---|---|---|
| Facturation des vols | Administration → Finance | Pour chaque exercice : journal FL et compte client (411) ; journal VT et compte de vente des forfaits ; journal REM et compte de charge des remises ; comptes analytiques et membre « sentinelle » des vols club, entraînement, essai, chauffe ; période REM et durée de recalcul | Paramétrage système |
| Encaissements | Administration → Finance | Cartes bancaires, chèques, ANCV, dépôts des membres : journaux et comptes | idem |
| Échéanciers | Administration → Finance | Montant minimum à partir duquel un échéancier se propose, règles de paiement en plusieurs fois | idem |
| Journaux, modèles, récurrentes | Finance → Comptabilité → Paramètres | Journaux, modèles d'écriture, groupes, écritures récurrentes | Paramétrage comptable |
| Rapprochement bancaire | Finance → Comptabilité → Rapprochement | Règles de rapprochement automatique | Rapprochement bancaire |
| Budget | Finance → Budget | Budget de l'exercice | Gestion du budget |
Vols d'initiation (VI)
| Réglage | Où | Ce qu'on y règle | Droit |
|---|---|---|---|
| Types de VI | VI & HelloAsso → Types | Intitulé, durée, comptes (avances clients, produit, assurance fédérale, banque), tarif affiché | Gérer les bons et les types de VI |
| HelloAsso | Administration → HelloAsso | Connexion ; les achats se convertissent en bons depuis l'onglet HelloAsso | Paramétrage système |
Permanence et notes de frais
Menu Finance → Permanence (droit Valider permanences et notes de frais, pour y régler) :
| Onglet | Ce qu'on y règle |
|---|---|
| Motifs | Motifs d'encaissement proposés au comptoir, avec leur compte |
| Dépenses | Natures de dépense, compte de charge, journal |
| Accès | QR code du formulaire d'encaissement (le régénérer rend l'ancien inutilisable) |
RH et planning (modules optionnels)
| Réglage | Où | Ce qu'on y règle | Droit |
|---|---|---|---|
| Équipe | RH → Équipe | Profils des employés : contrats, horaires, compteurs de congés | Gérer les RH |
| Calendriers | RH → Calendriers | Calendriers annuels de temps de travail, par phases, et leur affectation | Gérer les RH |
| Ressources | Administration → Ressources du planning | Ressources réservables par les événements | Tenir la liste des ressources du planning |
Ce qui ne se règle pas
Les rôles de départ (13 rôles), les statuts d'un bon VI, les types de journaux (ventes, achats, banque, caisse, opérations diverses, à-nouveaux, vols, remises) et les unités de tarif sont définis par l'application. Les droits de chaque rôle, eux, se modifient à volonté.