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Vols d'initiation (VI)

Tous les écrans sont dans l'espace VI & HelloAsso.

Le cycle d'un bon

Chargé → Planifié → Réalisé, avec trois issues en marge : Expiré, Annulé, Converti.

Le principe à retenir

L'achat d'un bon n'est pas une vente. Tant que le vol n'a pas eu lieu, l'argent encaissé est une avance : le club doit encore la prestation. La vente ne devient définitive qu'à la réalisation.

1. Importer les achats HelloAsso

VI & HelloAsso › HelloAsso : lancer l'import, puis relire la file avant de valider. Un export CSV permet de contrôler la liste hors ligne.

2. Planifier le vol

Réservation en ligne

L'acheteur peut choisir lui-même sa date dans les créneaux que le club ouvre. Voir Créneaux de réservation ; les e-mails et les comptes d'un type se règlent avec Configurer un type de bon VI.

VI & HelloAsso › Planning VI : positionner le vol avec le bénéficiaire. La Planche récupère les bons chaque nuit et à la demande ; un bon réalisé n'y apparaît plus. Le bouton Mettre à jour Planche lui fait recharger les bons tout de suite.

Couleur de la carte Sens
Bleu ciel Chargé : bon actif sans date
Ambre Planifié : la Planche ne le détient pas encore
Rose en pointillés Planifié, mais la Planche détient une autre date : à renvoyer
Violet Transféré : la Planche détient le bon avec la même date
Vert Réalisé
Pastille rouge « €? » Bon volé, sans écriture de réalisation

3. Rattacher le vol réalisé au bon

VI & HelloAsso › Vols d'initiation : rechercher le vol effectué, puis Associer un bon VI. Les colonnes se trient d'un clic sur leur en-tête.

Les bons génériques ne se rattachent pas vol par vol : c'est volontaire.

La facturation d'un vol d'initiation exige que le bon soit retrouvé et que son type VI ait ses deux comptes analytiques (coût et reflet). Sinon le vol est refusé (erreur « initiation_billing_unresolved » à la facturation) : il n'est jamais facturé au pilote. Corriger le code du bon sur le vol, ou compléter le type VI, puis refacturer.

4. Générer l'écriture de réalisation

VI & HelloAsso › Bons VI (droit Encaisser, facturer, rembourser un VI) :

  1. Retrouver le bon dans la liste.
  2. Cliquer l'icône Comptabilité VI (le petit livre) : un volet s'ouvre.
  3. Vérifier le montant TTC et la part assurance (modifiable si le cas le justifie).
  4. Choisir l'exercice, puis générer l'écriture de réalisation.

L'écriture de réalisation peut être annulée depuis le même volet. Le filtre Vols rattachés, non facturés de la liste des bons, et le tableau de bord, signalent les bons volés sans écriture.

Piège classique

Le statut du bon ne change pas tout seul : générer l'écriture ne le passe pas en « Réalisé ». Renseignez la date de réalisation sur la fiche du bon.

Les écritures comptables d'un bon

Toutes sont créées en brouillon dans le journal VI ; le trésorier les valide dans Finance.

Moment Référence Écriture
Achat (encaissement) VI-ENC-{code} D banque ou caisse / C 419100 avances reçues (acheteur) — le montant TTC
Réalisation VI-REAL-{code} D 419100 TTC · C 7067 TTC − assurance · C 70692 assurance · C 401 assurance due à la fédération · D 6169 charge d'assurance
Remboursement VI-REMB-{code} D 419100 / C banque (montant du bon ou partiel) ; le bon passe à Annulé
Conversion en membre VI-CONV-{code} D 7067 · C 411 membre pour TTC − assurance
  • Achat : un seul encaissement par bon ; un achat HelloAsso ne génère pas d'écriture tout seul : rattacher la ligne du versement HelloAsso qui porte son numéro ; un bon offert n'en a pas.
  • Réalisation : l'assurance est celle du type de bon (15 €) ou celle de la fiche du bon (0 si la fédération n'assure pas ce vol). Le club garde le produit 7067 ; 70692 et 6169 se compensent ; il reste dû 401 à la fédération.
  • Annulation : sans remboursement, aucune écriture, et l'avance reste au crédit du 419100 : à solder selon la politique du club. Avec remboursement, écriture VI-REMB. Une écriture de réalisation brouillon s'annule depuis le volet comptable ; validée, elle se contre-passe dans Finance.
  • Conversion : l'écriture rend au membre le produit du vol et crédite son compte de TTC − assurance ; les lignes d'assurance de la réalisation ne sont pas touchées. Les vols du bon lui sont refacturés.

Assurance

L'assurance d'un VI est toujours due, une seule fois par personne : un deuxième VI de la même personne porte 0 € sur sa fiche. La déduction éventuelle de ce prix sur la licence annuelle n'est pas automatique : à l'inscription, on saisit le montant réellement demandé (avec ou sans réduction).

Cas particuliers

  • Bon passé à « Réalisé » par erreur : il revient à « Chargé » ou « Planifié » en effaçant sa date de réalisation, à condition qu'il n'ait ni écriture de réalisation ni vol rattaché (annulez-les d'abord).
  • Bon annulé : passer le statut à « Annulé » ; le bon ne peut plus être utilisé. Un bon annulé sans rien d'attaché (ni écriture d'achat, de réalisation ou de conversion, ni membre, ni vol lié ou portant son code) peut être supprimé avec l'icône corbeille de la liste ; un achat HelloAsso lié reste écarté de l'import.
  • Remboursement : une action dédiée existe sur la fiche du bon.
  • Conversion en membre (rare) : le bénéficiaire devient membre et le vol lui est refacturé directement. Une écriture OD est générée ; une seule conversion possible.

Écriture d'achat et contact

  • Le code d'un bon manuel est attribué automatiquement (VI-2026-0007, GRP-2026-0002…). Le préfixe HA- est réservé aux bons HelloAsso.
  • Selon le type, la création d'un bon exige son encaissement (banque ou caisse, exercice, montant) : bon et écriture sont créés ensemble. Un bon d'origine Offert en est dispensé.
  • Un badge Sans écriture d'achat signale un bon qui devrait en avoir une. Si l'encaissement existe déjà, la fiche comptable propose de le rattacher (écritures classées par ressemblance) sans rien ressaisir. Pour un versement groupé (HelloAsso, remise de CB), la fiche affiche les lignes au montant exact qui n'ont pas encore été prises par un autre bon ; une ligne qui porte le numéro HelloAsso d'un autre bon n'est jamais proposée. La conversion en membre est refusée tant que l'écriture d'achat manque. La liste a une colonne Année de paiement (triable, reprise dans l'export CSV) : un bon sans année (« — ») qui a été payé sur un exercice clôturé se règle en renseignant cette année dans sa fiche.
  • Chaque bon porte un contact (nom, e-mail, téléphone) ; pour un groupe, son responsable. Il est repris de HelloAsso à l'import.

E-mails au contact du bon

Trois e-mails de service peuvent partir vers le contact d'un bon (nom, e-mail, téléphone ; pour un groupe, son responsable) :

E-mail Quand il peut partir
Consignes À la création du bon, ou à la conversion d'un achat HelloAsso en bon
Rappel Quand le vol reçoit une date dans le Planning VI ; un nouveau rappel peut partir si la date change
Rappel de réservation À la main (ou en masse aux bons déjà vendus) pour un bon qui n'a pas encore de date : rappelle les consignes et contient le lien de réservation

Ils se règlent par type, dans Types de VI › E-mails (droit Gérer les bons et les types de VI), chacun avec un mode :

Mode Effet
Pas d'e-mail Rien ne part, pas de bouton
Manuel Envoi à la main depuis l'enveloppe de la liste des bons
Automatique L'e-mail part seul au bon moment (pas disponible pour le rappel de réservation)

L'aperçu montre le message avec des valeurs d'exemple. Variables : [prénom], [type du vol], [code du bon], [validité], [date], [nom du club], [téléphone du club], [lien de réservation]. Un PDF joint est possible pour chaque e-mail. Les réponses arrivent à l'adresse e-mail du club.

  • L'information sur les données personnelles est ajoutée automatiquement en bas de chaque e-mail.
  • Envoyer ou renvoyer : liste des bons, action E-mails (enveloppe) ; la date du dernier envoi y est indiquée. L'envoi demande le droit de gérer ou de planifier les VI. À la création, une case permet de ne pas envoyer les consignes pour un bon.
  • Si l'envoi automatique échoue, le bon est enregistré quand même et l'e-mail peut être renvoyé à la main.
  • Ces e-mails sont des messages de service : n'y mettez aucune offre commerciale.

Quand rien ne part : le bon n'a pas d'adresse e-mail (cas normal d'un bon vendu sur place ou d'un bon de groupe) ; le type est sur Pas d'e-mail ou son texte est vide ; le rappel est demandé sans date de vol ; le bon est générique, réalisé, annulé ou sa date est passée (pas d'envoi automatique) ; le rappel a déjà été envoyé pour cette date ; la messagerie du club n'est pas configurée.

Ce que l'ERP n'envoie pas : pas de campagne vers les acheteurs (l'accord de prospection n'est pas recueilli), pas d'e-mail de remerciement, de fin de validité, d'annulation ou de remboursement, pas de texte libre propre à un bon.

Les autres e-mails du parcours concernent la personne quand elle devient membre : lien d'inscription (page publique ou Membres › Candidatures), pièce refusée, confirmation d'inscription, code de première connexion au portail, rappel de solde négatif et récapitulatif (e-mails adhérents), facture de vente envoyée par e-mail. Le reçu d'achat HelloAsso est envoyé par HelloAsso, hors ERP.

À la clôture de l'exercice

  • Les bons ne sont ni archivés ni déplacés : un bon garde son statut (réalisé, converti, annulé…) et reste consultable dans la liste. Les bons non volés (chargés, planifiés) continuent d'exister sur l'exercice suivant.
  • Ce qui est reporté, ce sont les écritures : la clôture exige que toutes les écritures soient validées (réalisations, achats, conversions en brouillon comprises), puis l'ERP génère l'à-nouveau. Le solde du compte 419100 (avances reçues, bons payés et non encore volés) passe à l'exercice suivant.
  • Un bon payé sur un exercice clôturé garde son achat dans l'à-nouveau : renseigner son Année de paiement (fiche du bon) pour qu'il ne soit plus signalé « Sans écriture d'achat » et que sa conversion en membre reste possible. Les achats HelloAsso importés ont leur année remplie automatiquement.
  • Une réalisation faite sur le nouvel exercice pour un bon payé l'an dernier débite le 419100 repris dans l'à-nouveau.

Le filtre Année de la liste des bons est réglé par défaut sur l'exercice en cours. Il ne masque que les bons terminés d'autres années (par année de réalisation) : les bons chargés et planifiés restent toujours visibles. Aucun bon n'est archivé ; choisir une année passée ou « Toutes les années » pour retrouver un ancien bon.