Trésorerie : contrôles et cadence

Le trésorier facture les vols, applique les remises, comptabilise les écritures préparées par le secrétariat, rapproche la banque et clôture l'exercice. Le rôle Trésorier porte par défaut les droits Préparer la comptabilité, Poster une écriture, Rapprochement bancaire, Paramétrage comptable, Clôturer et rouvrir un exercice, Budget, Tarifs, Gérer la facturation des vols et Valider permanences et notes de frais (voir Droits par fonction).

Les règles

• Une écriture en brouillon se corrige ; une écriture comptabilisée est immuable : on la corrige par contre-passation puis remplacement.
• Avant de comptabiliser : exercice, journal, date, pièce, tiers, équilibre débit/crédit, imputation, rapprochement bancaire attendu.
• Un exercice clôturé n'accepte plus d'écriture.

Les flux à contrôler

Opération	Journal	Lecture comptable
Vente membre (cotisation, forfait…)	VT	D 411 / C 7xx
Vol	FL	D 411 / C 706x, au plein tarif
Remise de forfait	REM	D 6xx / C 411, distincte de FL
Facture fournisseur	AC	D 6xx ou 2xx / C 401 ou 402
Règlement fournisseur	BQ	D 401 ou 402 / C 512
CB	BQ	encaissement brut, puis frais bancaires séparés
ANCV dématérialisé	BQ	banque au net + frais ; le compte réglé au brut
Chèque puis remise	BQ	5112 puis 512 ; ANCV papier via 5116
Bon VI	—	encaissement D banque / C 419, puis produit et assurance à la réalisation
Note de frais	journal configuré	D charge / C 4671, puis 4671 soldé par 411, banque ou dons 7541

La CB donne normalement deux lignes de relevé (brut et frais), l'ANCV une seule ligne nette.

Contrôler la saisie des factures fournisseurs

La règle : la facture au journal des achats (AC : D 6xx ou 2xx / C 401, le fournisseur en tiers), puis le règlement en banque ou en caisse (BQ ou CS : D 401 / C 512 ou 53x). Jamais une charge directement contre la banque, même pour un achat payé sur place.

Finance › Comptabilité › Saisie, liste des écritures : le bouton Hors règles de contrôle affiche les écritures qui s'en écartent ; le menu Règle de contrôle des filtres avancés cible un cas.

Contrôle	Ce qu'il signale	Correction
Achat réglé directement	écriture d'achat avec 512 ou 53x	la scinder : facture vers 401, puis règlement
Achat sans compte fournisseur	écriture d'achat sans compte 40x	ajouter le fournisseur, ou changer de journal (un virement de membre va en BQ, une refacturation en OD)
Charge saisie en banque ou caisse	6xx ou 2xx dans un journal de banque ou de caisse	passer la facture en achats, ne garder en banque que 401 → 512
Ligne 40x sans fournisseur	ligne fournisseur sans tiers	renseigner le fournisseur

Sont admis en banque : les notes de frais (6xx → 4671), les frais bancaires (627x), les taxes (63x), les salaires et charges sociales (64x), les charges financières comme les intérêts d'emprunt (66x), ainsi qu'une écriture de banque qui passe déjà par un compte fournisseur 40x.

Corriger une série d'achats réglés directement. Si beaucoup d'écritures sont passées de 6xx contre 512, la correction se fait en masse : la ligne 512 de l'achat est remplacée par une ligne 401 (avec le fournisseur quand il est identifiable par le libellé et le texte de la banque), et la ligne de relevé bancaire qui y était pointée redevient « non rapprochée ». Il reste alors à repointer la banque : chaque règlement crée D 401 / C 512 avec la date de la banque. Tant que ce repointage n'est pas fini, le 512 est trop haut et le 401 trop créditeur du même montant : ne pas faire le rapprochement final entre-temps. Les écritures sans fournisseur retrouvé restent en brouillon sans tiers ; elles ne se postent pas tant que le fournisseur manque (le compte 401 exige un tiers).

Ajouter une date de début au 20/08/2026 pour ne voir que les saisies faites dans l'ERP : l'historique repris de Vulcain suivait une autre pratique et n'est pas à reprendre.

Contrôler les licences FFVP, les assurances VI et le compte 419100

À faire en début de saison puis chaque trimestre, avec l'export des licences de GesAsso.

• Licences annuelles. La page Membres › Licences FFVP montre, pour chaque inscrit de l'année, le numéro, la validité et l'état de paiement de sa licence. Une licence « En attente de paiement » ou « Pas encore valide » ne couvre pas encore le pilote. Comparer le total de l'export FFVP (colonne Montant total, lignes réglées) au compte 6163 net du produit 70691 : les licences prises par le club pour un non-adhérent se passent par D 411 / C 401, puis D 6163 / C 70691 (jamais sur les comptes de VI).
• Assurance des VI. L'assurance se prend une seule fois par personne (15 € par défaut, montant propre au bon s'il y en a un) et se constate dans l'écriture de réalisation du bon (6169). Pour un groupe, les licences se prennent le jour du vol : leur nombre doit égaler le nombre de passagers.
• Bons VI. Dans la liste, filtrer sur écriture d'achat manquante et sur Vols rattachés, non facturés ; le filtre Année sépare les bons payés dans un exercice clos.
• Compte 419100. Son solde doit égaler les bons payés et pas encore réalisés (chargés ou planifiés, payés). Un écart a trois causes habituelles : une ouverture reprise sans détail, un remboursement ou un encaissement sans bon rattaché, un bon payé périmé jamais soldé. Les bons périmés payés se soldent par une écriture décidée avec le bureau (produit ou don) ; ils ne doivent pas rester au crédit du 419100.
• Classe 9. La balance des comptes analytiques doit être à zéro : un solde ouvert signale un vol d'initiation facturé hors du circuit analytique.

Facturer les vols et appliquer les remises

1. Facturation & Vols › Vols : prévisualiser, corriger toute erreur bloquante, appliquer (vol par vol ou par lot). Les écritures FL sont créées en brouillon. Voir Facturer les vols.
2. Facturation & Vols › Packs › Appliquer les remises : calcule les remises de forfait des vols facturés et met à jour une écriture REM par pilote. Le recalcul complet rejoue tout l'exercice ; le bouton Contrôle repère les anomalies sans rien modifier. Voir Forfaits et remises.
3. Comptabiliser FL et REM après revue, en général chaque trimestre : les membres voient ces lignes « en attente » jusque-là.

Reçus fiscaux

En fin d'exercice, préparer puis signer un reçu Cerfa 11580 pour chaque membre ayant fait des dons (dépenses en renoncement) : voir Permanence et dépenses.

Cadence

• Chaque jour : brouillons, encaissements et remises en attente, file de permanence.
• Chaque semaine : rapprochement bancaire, CB, ANCV, bordereaux, règlements fournisseurs, virements des notes de frais.
• Chaque mois : contrôle Hors règles de contrôle (liste vide attendue) ; comptes 411, 401/402, 4671, 5112, 5116, 419 ; brouillons FL/REM ; solde banque ; vols non facturés ; VI réalisés sans écriture.
• Chaque trimestre : comptabiliser les écritures en attente (vols, remises).
• Avant clôture : aucun brouillon ni compte d'attente non expliqué, rapprochement terminé, reçus fiscaux émis, pièces conservées. Voir Exercice et clôture.