Saisir une écriture

Une écriture est une opération comptable : une date, un libellé et des lignes au débit et au crédit. Ce guide montre comment en saisir une, la relire, la corriger et la faire poster.

Exemple suivi dans ce guide : le 5 novembre 2026, la banque a prélevé 12,50 € de frais de tenue de compte. Vous le voyez sur le relevé et vous voulez l'enregistrer.

Où : Finance › Comptabilité › Saisie › Journal. Droit pour saisir : Préparer la comptabilité. Droit pour poster : Poster une écriture (trésorier).

Débit et crédit, en deux phrases

Chaque ligne a un compte et un montant, soit au débit, soit au crédit. Une écriture est juste quand le total des débits égale le total des crédits. Ici : les frais sont une charge (débit du compte de frais bancaires), payée par la banque (crédit du compte 512).

Étape 1 : vérifier l'exercice

En haut de l'application, l'exercice affiché doit être celui de la date de l'opération. Une écriture d'un exercice clôturé est refusée.

Étape 2 : ouvrir un nouveau brouillon

Aller dans Finance › Comptabilité, onglet Saisie, puis Journal.
Cliquer Nouveau brouillon.

Vous devez voir : un formulaire avec l'exercice, le journal, la date de l'écriture, un libellé, une référence, puis un tableau de lignes (Compte, Tiers, Libellé ligne, Débit, Crédit).

Étape 3 : remplir l'en-tête

Champ	Ce qu'on met	Dans l'exemple
Journal	Le type d'opération : `BQ` banque, `CS` caisse, `AC` achats, `VT` ventes, `OD` opérations diverses	`BQ`
Date écriture	La date de l'opération	05/11/2026
Libellé	Une phrase qui se comprend seule dans un an	Frais de tenue de compte novembre 2026
Référence pièce et Date pièce	Le numéro et la date du document qui justifie l'écriture	Relevé de novembre

Un bon libellé

Écrivez ce que vous voudriez lire dans un an : Frais de tenue de compte novembre 2026, pas frais. Le libellé sert aussi à retrouver l'écriture et à la rapprocher du relevé.

Étape 4 : saisir les lignes

Les lignes s'ajoutent toutes seules : une ligne vide apparaît dès que vous remplissez la dernière.

Compte	Tiers	Libellé ligne	Débit	Crédit
627… Frais bancaires	—	Frais de tenue de compte	12,50
512… Banque	—	Frais de tenue de compte		12,50

Pour chaque ligne :

Cliquer dans Compte et taper le début du numéro (par exemple 627) : la liste se filtre.
Si le compte exige un tiers (la case Tiers réclame « obligatoire »), choisir la personne ou le fournisseur. Ici, aucun tiers.
Saisir le montant dans Débit ou Crédit, jamais les deux.

Vous devez voir, sous le tableau, le message vert Écriture équilibrée. Si vous voyez un message orange avec un écart, il manque un montant : le bouton Équilibrer place l'écart sur la première ligne vide (il reste à choisir son compte).

Étape 5 : enregistrer le brouillon

Cliquer Enregistrer le brouillon.

Vous devez voir : « Écriture enregistrée » et une étiquette Brouillon. Un nouveau bloc Pièces jointes apparaît sous les lignes : le bloc n'existe qu'après le premier enregistrement.

Étape 6 : joindre la pièce

Dans Pièces jointes, ajouter le relevé ou la facture (PDF ou photo). Dans la liste des écritures, un trombone indique celles qui ont une pièce.

Une pièce ne se retire plus quand l'écriture est postée

Tant que l'écriture est un brouillon, vous pouvez retirer une pièce. Après le poste, la pièce reste. Vérifiez que c'est la bonne.

Étape 7 : faire poster

Secrétariat : votre travail s'arrête ici. L'écriture est en brouillon ; elle apparaît dans la carte Écritures à valider de Comptabilité › À faire du trésorier.

Trésorier :

Journal, filtre rapide Brouillons.
Ouvrir l'écriture, relire : date, journal, comptes, tiers, montants, pièce.
Poster le brouillon, puis confirmer Poster l'écriture dans la fenêtre « Poster ce brouillon ? ».

Vous devez voir : l'état passe à Posté, l'écriture reçoit un numéro de séquence et s'affiche comme verrouillée.

Pour poster plusieurs brouillons d'un coup : cocher les lignes (ou Sélectionner tous les brouillons visibles), puis Poster la sélection.

Corriger une erreur

Situation	Que faire
Le brouillon est faux	Modifier le brouillon, corriger, Enregistrer les modifications. Ou Supprimer l'écriture si elle est inutile.
L'écriture est postée et fausse	La contre-passer : ouvrir l'écriture, Créer la contrepassation, écrire le motif. Un brouillon inverse est créé ; le trésorier le poste. Saisir ensuite la bonne écriture.
Plusieurs brouillons à regrouper	Les cocher puis Fusionner la sélection.

Ne supprimez jamais une écriture postée

Elle ne se supprime pas : on la contre-passe. Si vous ne savez pas comment faire, signalez-la au trésorier.

Si le brouillon était déjà rapproché d'une ligne de banque, modifier sa date, son journal, un compte, un montant ou un tiers délie le rapprochement : la ligne du relevé redevient « non rapprochée » et est à rapprocher de nouveau. Corriger seulement un libellé ne change rien.

Gagner du temps

Nouveau brouillon à partir de cette écriture : copie une écriture existante (les frais du mois suivant, par exemple). Changez la date et le libellé.
Depuis un modèle : le trésorier prépare des modèles pour les écritures répétitives (Comptabilité › Paramètres › Modèles). Vous choisissez le modèle et ne saisissez que les montants.
Filtres : par journal, état, date, montant, membre, numéro de compte. Les raccourcis Brouillons, Validées, À rapprocher, Écarts bancaires, Sans tiers couvrent les besoins courants.

Contrôles du trésorier

Une fois par mois, dans le Journal :

Cliquer Hors règles de contrôle : la liste doit être vide. Sinon, chaque écriture signalée a une charge saisie directement en banque ou en caisse, ou un achat sans compte fournisseur.
Régler le filtre Règle de contrôle pour cibler une règle (voir le guide « Règles de contrôle comptable »).
Ajouter comme date de début le jour de la bascule sur l'ERP (20/08/2026) pour ne pas voir l'historique repris de Vulcain.

Cas admis en banque sans facture : notes de frais (6xx → 4671), frais bancaires (627x, comme dans l'exemple), taxes (63x), salaires (64x), charges financières (66x).

Si ça ne marche pas

Problème	Que faire
Message « Écriture non équilibrée »	Débits et crédits n'ont pas le même total. Utiliser Équilibrer ou corriger un montant.
Impossible d'enregistrer : « tiers obligatoire »	Le compte choisi exige un tiers. Le choisir dans la case Tiers (membre pour un 411, fournisseur pour un 401).
Impossible de poster : « Tiers manquant : le compte … exige un tiers »	Une ligne d'un brouillon est sur un compte qui exige un tiers (401, 411, compte d'aéronef…) et n'en a pas. Ouvrir le brouillon, renseigner le tiers de la ligne, enregistrer, puis poster. Une écriture déjà postée ne se corrige plus : elle s'extourne puis se saisit à nouveau.
Exercice refusé	La date n'est pas dans l'exercice affiché, ou l'exercice est clôturé. Changer l'exercice ou voir le trésorier.
Pas de bouton Poster	Votre rôle n'a pas le droit Poster une écriture : laissez l'écriture en brouillon.
Le bouton Nouveau brouillon manque	Votre rôle n'a pas le droit Préparer la comptabilité.