Secrétariat : avant toute saisie
Le secrétariat enregistre au quotidien ce qui arrive au club : paiements, opérations de permanence, dépenses des membres, vols d'initiation, factures fournisseurs.
Vous débutez ?
Les guides pas à pas reprennent chaque tâche avec un exemple complet : inscrire un membre, saisir une écriture, enregistrer une facture d'achat, facturer les vols, saisir chèques et paiements par carte, facturer un membre. Cette page-ci est la référence.
| Tâche | Page |
|---|---|
| Valider les encaissements de permanence et les notes de frais | Permanence et dépenses |
| Enregistrer CB, ANCV, chèques et remises en banque | Encaissements |
| Suivre les bons d'initiation, de HelloAsso à la réalisation | Vols d'initiation |
| Enregistrer une facture fournisseur, son règlement, sa pièce | Factures fournisseurs |
| Corriger un vol avant facturation | Facturer les vols |
Votre point de départ : le tableau de bord
La page d'accueil de l'ERP regroupe des cartes par domaine ; chaque carte ouvre l'écran correspondant. Deux cartes vous concernent :
- Finance : écritures en brouillon, lignes bancaires à rapprocher. Le détail est dans Finance › Comptabilité › À faire.
- Opérations de permanence : encaissements à valider, dépenses à valider, dépenses à rembourser par virement, avec le nombre et le montant. Une ligne passe en orange dès qu'il y a quelque chose.
Tous les compteurs à zéro : la journée est à jour.
Vos droits
Ce que vous voyez dépend des droits de votre rôle.
| Droit | Permet | Rôle Administratif par défaut |
|---|---|---|
| Valider permanences et notes de frais | Valider la permanence et les notes de frais | Oui |
| Gérer les bons, planifier, importer HelloAsso, encaisser un VI | Bons d'initiation, planning, HelloAsso, écritures VI | Oui |
| Gérer la facturation des vols, corriger un vol | Corriger un vol avant facturation, facturer | Oui |
| Consulter la finance | Consulter comptes et écritures | Oui |
| Préparer la comptabilité | Encaissements CB et chèques, remises, factures fournisseurs, écriture de réalisation VI, facturation des vols — en brouillon | Oui |
| Poster une écriture | Comptabiliser définitivement (poster = valider = comptabiliser), régler une facture fournisseur | Non (trésorier) |
| Rapprochement bancaire | Rapprocher les lignes du relevé | Non (trésorier) |
| Valider et émettre les factures | Émettre une facture de vente numérotée | Non (trésorier, bureau) |
Vous préparez ; le trésorier valide. Voir Droits par fonction. Ne partagez jamais un identifiant.
L'exercice actif
Tout ce que vous saisissez part dans l'exercice sélectionné en haut de l'application. Vérifiez-le avant de commencer, surtout en début d'année ou juste après une clôture.
Brouillon ou comptabilisé
| État | Ce que ça veut dire | Correction possible ? |
|---|---|---|
| Brouillon | L'écriture existe mais n'est pas définitive | Oui : modifiable et supprimable |
| Comptabilisée | L'écriture est figée et porte un numéro de séquence | Non : il faut une contre-passation |
La plupart des écrans créent les écritures en brouillon : cela laisse le temps de relire.
Règle absolue
Ne supprimez jamais une écriture comptabilisée. Si elle est fausse, signalez-la au trésorier, qui la contre-passera.
Réflexes
- Vérifier l'exercice actif avant chaque session de saisie.
- Commencer par le tableau de bord ; finir avec tous les compteurs à zéro.
- Dans le doute, laisser en brouillon.
- Joindre la pièce avant de valider : facture, ticket, bordereau.
- Saisir les commissions réelles (ANCV surtout), jamais le montant calculé par défaut.
- Contrôler les totaux contre la pièce d'origine : bordereau, relevé, facture.
- Marquer une note de frais remboursée le jour même du virement.
Quand appeler le trésorier
- Une écriture comptabilisée est erronée.
- Une ligne bancaire ne se rapproche pas et vous n'en trouvez pas la cause.
- Un doute sur le compte : charge (classe 6) ou immobilisation (classe 2) pour une facture.
- Un encaissement de permanence ne correspond pas à l'argent reçu, ou une dépense semble injustifiée.
- Un bon VI incohérent : écriture de réalisation sans vol rattaché, ou l'inverse.