Encaissements : CB, chèques, ANCV

Quatre moyens de paiement, deux écrans. Ce qui change d'un moyen à l'autre, c'est la façon dont l'organisme prélève sa commission. Les encaissements déclarés pendant les permanences suivent un autre circuit : voir Permanence et dépenses. Un guide pas à pas avec exemples chiffrés : Chèques et cartes bancaires. Un membre qui règle en plusieurs fois : voir Paiement en plusieurs fois.

Où : Finance › Comptabilité › Saisie (droit Préparer la comptabilité).

Vous encaissez…	Écran	Ce que ça produit
Carte bancaire	Encaissements CB, moyen « Carte bancaire »	1 écriture, 2 lignes de banque : encaissement brut + frais
ANCV dématérialisé	Encaissements CB, moyen « ANCV dématérialisé »	1 écriture : banque au net
Chèque bancaire	Encaissement chèque, puis Remise de chèque	1 écriture par chèque, puis 1 pour la remise
Chèque vacances papier	Idem, type « Chèques vacances (ANCV) »	Idem, la remise portant la commission

Carte bancaire

Onglet Encaissements CB, moyen de paiement « Carte bancaire ».
Date de remise bancaire : la date de la ligne sur le relevé, pas celle des paiements.
Une ligne par paiement : compte (celui du membre, 411, ou un compte de produit), tiers (le membre, quand le compte en attend un), libellé, montant.
Commission : pré-remplie depuis le taux configuré, à corriger si le prestataire a prélevé autre chose.
Générer l'écriture : une écriture en brouillon, frais compris. Avec le droit de comptabiliser : Comptabiliser l'écriture générée.

Le relevé bancaire doit montrer deux lignes : le dépôt brut et les frais. L'écriture porte les deux, sur deux lignes 512 : chacune se rapproche de sa ligne du relevé.

ANCV dématérialisé

Même écran, moyen « ANCV dématérialisé ». L'ANCV retient sa commission avant de virer : une seule écriture est produite, et le relevé ne porte qu'une ligne, au net.

Le point à ne pas rater

Saisissez la commission exacte du décompte ANCV, pas le montant calculé. Quelques centimes d'écart empêchent le rapprochement automatique. Le Montant net viré affiché doit égaler le virement du relevé.

Chèques bancaires, en deux temps

a) À réception : Saisie › Encaissement chèque

Type de chèque : « Chèques bancaires ».
Une ligne par chèque : compte, tiers, libellé, montant.
Enregistrer les chèques : une écriture par chèque, en brouillon. Les chèques sont « en attente d'encaissement ».

b) Au dépôt en banque : Saisie › Remise de chèque

Type de remise : « Chèques bancaires » ; date de remise : celle du bordereau.
Cocher les chèques du bordereau (Tout sélectionner si c'est tout ce qui reste).
Le Total sélectionné doit égaler le bordereau au centime près.
Générer la remise.

Chèques vacances ANCV (papier)

Même mécanique, avec le type « Chèques vacances (ANCV) » aux deux étapes. Ils ont leur propre compte d'attente, ce qui permet de savoir combien de bons sont encore chez l'ANCV. À la remise, deux champs s'ajoutent : Commission ANCV retenue (à corriger avec le décompte) et Montant net viré (égal au virement du relevé).

Erreurs fréquentes

Symptôme	Cause probable	Correction
Un chèque n'apparaît pas dans la remise	Saisi avec le mauvais type : chaque type ne voit que son compte d'attente	Corriger l'écriture d'encaissement si elle est en brouillon
La ligne bancaire ne se rapproche pas	Commission calculée laissée au lieu du montant réel	Contre-passer et ressaisir, ou prévenir le trésorier
Total de la remise ≠ bordereau	Un chèque oublié ou coché en trop	Reprendre la sélection avant de générer