Factures fournisseurs et justificatifs

Deux moments distincts : enregistrer la dette à réception, avec sa pièce, puis enregistrer le règlement quand il part. Saisir la facture demande le droit Préparer la comptabilité ; la comptabiliser et la régler, le droit Poster une écriture.

Même pour un achat payé sur place

Un ticket de caisse réglé immédiatement (fournitures, petit matériel) suit la même règle : enregistrer la facture, puis la régler aussitôt. Ne pas saisir une seule écriture charge contre banque ou caisse : le contrôle Hors règles de contrôle du trésorier la signalerait.

Enregistrer une facture reçue

Finance › Achats › Factures fournisseurs : c'est le formulaire d'écriture du journal des achats (AC), avec ses lignes de débit et de crédit. Un guide détaillé avec un exemple chiffré : Enregistrer une facture d'achat et la payer.

1. Date écriture, Libellé (fournisseur et objet), Référence pièce (le numéro de la facture) et Date pièce (la date écrite sur la facture).
2. Ligne 1 : le compte de charge au débit (classe 6, ou classe 2 pour un investissement ; en cas de doute, demander au trésorier).
3. Ligne 2 : le compte fournisseur (401) au crédit, avec le fournisseur en tiers. Le fournisseur se choisit parmi les fiches FO-… ; la recherche fonctionne aussi sur la raison sociale.
4. Enregistrer le brouillon, puis joindre la facture dans le bloc Pièces jointes, sous les lignes (il n'apparaît qu'après le premier enregistrement).
5. Le trésorier relit, puis comptabilise : bouton Comptabiliser de la liste Achats › Fournisseurs, ou Poster le brouillon dans le formulaire.

La dette est enregistrée ; elle n'est pas encore payée. Le bouton + Nouvelle facture de l'onglet Fournisseurs ouvre ce même formulaire.

Joindre un justificatif à une écriture

Les pièces sont stockées dans le dépôt de fichiers du club et rattachées à l'écriture, sur les écrans d'Achat (AC) et de Vente (VT).

• Le bloc des documents n'apparaît qu'après le premier enregistrement du brouillon.
• Dans la liste des écritures, un trombone signale celles qui ont une pièce jointe.
• Les notes de frais des membres arrivent avec leur justificatif déjà joint.

Une fois comptabilisée, la pièce reste

Un document se retire tant que l'écriture est en brouillon. Une fois l'écriture comptabilisée, sa pièce jointe ne peut plus être supprimée : vérifiez que c'est la bonne avant.

Enregistrer le règlement

Finance › Achats › Fournisseurs

1. Retrouver la facture (elle doit être comptabilisée) ; cliquer Régler.
2. Renseigner la date de règlement, la référence virement, le montant et le compte banque.
3. Confirmer le règlement.

L'écriture est au journal BQ : débit du compte fournisseur, crédit de la banque. Elle est rattachée à la facture, qui passe à Payée (ou Partielle si le montant est inférieur).

Si le règlement est déjà saisi (par exemple venu du relevé de banque), ne le ressaisissez pas : utilisez Rattacher sur la facture, ou Propositions de rattachement pour tout rattacher d'un coup.

Différence à connaître

Contrairement aux autres écrans, le règlement est comptabilisé immédiatement, sans passer par un brouillon. Vérifiez le montant et la date avant de confirmer. Parce qu'il est posté d'un coup, il demande le droit Poster une écriture : le secrétariat prépare la facture, le trésorier la comptabilise et la règle.