Paiement en plusieurs fois (échéancier)
Un membre peut demander à régler une somme en plusieurs fois. L'échéancier est une facilité de paiement : la somme due reste comptabilisée en une seule fois, sur l'écriture ou la facture d'origine. L'échéancier indique seulement quand et combien le membre s'est engagé à payer.
Trois règles à retenir :
- Aucune écriture future n'est créée. Chaque échéance se règle par un paiement ordinaire (virement, chèque, CB), saisi comme d'habitude : voir Encaissements.
- L'inscription n'en dépend pas. Un échéancier n'active ni ne bloque une inscription ou le droit de voler.
- Les frais de retard et le traitement des impayés se gèrent hors de l'ERP. L'ERP relance, il ne pénalise pas.
Avant de commencer : les deux réglages
Un administrateur règle, dans Administration › Paramètres › Finance, section Échéanciers de paiement :
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Montant minimum d'un échéancier | En dessous, l'échéancier n'est pas proposé. 0 : aucun seuil. |
| Nombre maximum d'échéances | De 2 à 36 (12 par défaut). Le nombre saisi est limité en conséquence. |
Définir l'échéancier (secrétariat ou trésorier)
Où : Finance › Comptabilité › Saisie › Journal (droit Préparer la comptabilité).
- Repérer l'écriture qui fait devoir la somme au membre : une ligne au débit du compte du membre (411), avec le membre en tiers.
- Cliquer sur l'icône calendrier (Échéancier de paiement) de la ligne. L'icône n'apparaît que si l'écriture concerne un membre qui doit au moins le montant minimum.
- Choisir comment découper :
- Nombre d'échéances : montants égaux, arrondis au centime inférieur ; le reste est reporté sur la dernière échéance ;
- Montant de chaque échéance : autant d'échéances que nécessaire, la dernière portant le solde.
- Indiquer la première échéance (date) et le nombre de mois entre deux échéances. Une date en fin de mois reste en fin de mois (31 janvier, 28 février, 31 mars…).
- Créer l'échéancier. La liste des échéances s'affiche avec leur date et leur montant.
Tant qu'aucun règlement n'est lié, l'échéancier peut être refait ou supprimé. Dès qu'un règlement y est lié, il ne se modifie plus : détacher d'abord les règlements.
Enregistrer les paiements
Chaque paiement reçu se saisit normalement (encaissement CB, chèque, rapprochement d'un virement…), au crédit du compte du membre. Il faut ensuite dire à quelle échéance il correspond.
Depuis l'échéancier : ouvrir l'échéancier, puis Lier un règlement sur l'échéance. L'ERP liste les paiements du membre (les crédits de son compte) avec le montant encore disponible. Choisir le paiement, puis Lier.
- Un paiement peut couvrir plusieurs échéances, et une échéance peut être réglée par plusieurs paiements.
- Le montant imputé est, par défaut, le plus que l'échéance et le paiement permettent.
- Détacher défait un lien saisi par erreur.
Depuis le rapprochement bancaire : quand vous associez une ligne du relevé à un paiement qui crédite le compte d'un membre en échéancier, l'ERP propose en bas de l'écran d'imputer le règlement à l'échéance ouverte la plus ancienne, en précisant la date et le montant. Rien n'est imputé sans votre clic.
Les états d'une échéance
| État | Signification |
|---|---|
| À venir | Pas encore échue, pas entièrement réglée |
| En retard | Échue et pas entièrement réglée |
| Payée | Entièrement couverte par les règlements liés |
Ce que l'échéancier change dans les relances
- Une échéance à venir n'est pas une dette en retard. Le contrôle de la nuit et la balance âgée des membres mettent de côté la part non échue : un membre qui ne doit que des échéances à venir ne reçoit pas de mail de solde négatif et n'apparaît pas dans la balance âgée.
- Une échéance en retard déclenche la relance habituelle, avec les mêmes seuils, le même intervalle entre deux relances et la même possibilité de couper les relances d'un membre. Le mail liste les échéances non réglées (date et montant). La dette est datée de l'échéance, pas de la facture.
- Les soldes affichés restent les soldes réels : fiche membre, liste des membres et tableau de bord comptent la part non échue. Un membre peut donc apparaître en négatif sans être relancé.
Ce que voit le membre
Sur sa fiche (côté club) et dans son portail, onglet Solde, le bloc Échéancier de paiement montre le reste à payer, la part en retard, la prochaine échéance et, pour chaque échéancier, l'état de chaque échéance et ce qui est déjà réglé.
Qui fait quoi
| Action | Droit | Profil habituel |
|---|---|---|
| Créer, refaire, supprimer un échéancier ; lier et détacher un règlement | Préparer la comptabilité | Secrétariat, trésorier |
| Consulter les échéanciers d'une écriture | Consulter la finance | Trésorier, comité |
| Voir les échéances sur la fiche d'un membre | Consulter les adhérents | Secrétariat, trésorier |
| Régler le minimum et le maximum | Paramétrer le système | Administrateur |
En pratique, de bout en bout
- Le membre demande à payer en plusieurs fois ; le secrétariat vérifie le montant et l'accord du trésorier.
- L'écriture ou la facture est saisie au débit du compte du membre, comme d'habitude.
- Le secrétariat crée l'échéancier (par exemple 3 échéances, première le 5 du mois prochain) et communique les dates au membre.
- À chaque paiement : saisie normale, puis Lier un règlement (ou accepter la proposition au rapprochement).
- Une échéance échue non payée déclenche la relance automatique ; ce qui suit (frais, mise en demeure) se traite hors de l'ERP.
- Quand toutes les échéances sont Payées, le compte du membre est soldé.