Ma journée, ma semaine, mon mois
Une liste de contrôle pour ne rien oublier. Chaque ligne renvoie au guide qui explique le geste.
Chaque jour (5 à 10 minutes)
Secrétaire administrative
- Ouvrir Mon poste (menu, sous le Tableau de bord). La page liste ce qu'il y a à traiter, avec un compteur et un lien vers la liste concernée : vols à facturer et échecs de synchro, encaissements et notes de frais à valider, candidatures et dossiers d'inscription, brouillons et lignes bancaires. Voir « Mon poste ».
- Valider les encaissements de permanence et les notes de frais : Finance › Permanence. Voir Permanence et dépenses.
- Traiter les dossiers d'inscription reçus : Membres › Dossiers d'inscription. Voir Inscrire un membre.
- Saisir ce qui est arrivé : chèques reçus, factures fournisseurs, paiements CB. Voir Chèques et cartes bancaires et Facture d'achat.
- Fin de journée : joindre les pièces manquantes et regarder Finance › Comptabilité › À faire.
Trésorier
- Ouvrir Finance › Comptabilité › À faire : Écritures à valider, Lignes bancaires à rapprocher, Écarts de rapprochement.
- Relire puis poster les brouillons préparés par le secrétariat. Voir Saisir une écriture.
- Valider les factures de vente en attente : Finance › Ventes › Factures. Voir Facturer un membre.
Chaque semaine
| Qui | Quoi | Guide |
|---|---|---|
| Secrétariat | Facturer les vols validés sur la Planche | Facturer les vols |
| Secrétariat | Déposer les chèques en banque (remise) | Chèques et cartes bancaires |
| Trésorier | Rapprocher le relevé de banque | Finance › Comptabilité › Rapprochement |
| Trésorier | Régler les factures fournisseurs échues | Facture d'achat |
| Trésorier | Virer les notes de frais validées | Permanence et dépenses |
Chaque mois
- Contrôle Hors règles de contrôle dans le journal : la liste doit être vide (Saisir une écriture).
- Brouillons
FL(vols) etREM(remises) : appliquer les remises de forfait, puis relire. - Vols non facturés : filtre En attente dans Facturation & Vols › Vols (liste vide attendue).
- Échéanciers en retard : la relance part toute seule, mais regardez le bloc Échéancier de paiement des fiches concernées (Paiement en plusieurs fois).
Chaque trimestre
- Poster les écritures de vols et de remises : les membres les voient « en attente » jusque-là.
- Licences FFVP et assurance des VI : contrôler les inscrits et les bons (Licences et assurances FFVP).
Avant la clôture de l'exercice
- Solder les bons d'initiation payés mais périmés (Bon VI périmé).
- Aucun brouillon, aucun compte d'attente inexpliqué, rapprochement terminé, reçus fiscaux émis. Voir Exercice et clôture.
Quand appeler le trésorier (secrétariat)
- Une écriture postée est fausse.
- Une ligne de banque ne se rapproche pas et vous ne trouvez pas pourquoi.
- Vous hésitez entre un compte de charge (classe 6) et une immobilisation (classe 2).
- Un encaissement de permanence ne correspond pas à l'argent reçu.