Solder un bon d'initiation payé mais périmé

Un bon de vol d'initiation (VI ou JD) payé mais dont la date de validité est dépassée sans vol laisse une avance au crédit du compte 419100. Ce guide montre comment le trésorier la solde et ce qu'il écrit.

Où : Vols d'initiation › Bons VI pour repérer les bons ; Finance › Comptabilité › Saisie pour l'écriture. Droit : Préparer la comptabilité ; Poster une écriture pour la valider (trésorier).

Quand : à la fin de chaque saison, avant la clôture de l'exercice.

Exemple suivi dans ce guide : le bon VI2026-0042, payé 125 € par Paul Bernard le 3 mai 2026, valable jusqu'au 3 mai 2027 puis périmé sans réalisation.

Une décision du bureau d'abord

Solder, c'est reconnaître un produit (le club garde l'argent) ou rendre la somme. Le choix revient au bureau, pas au trésorier seul. Notez la décision (date, motif) : elle sert de justificatif de l'écriture.

A. Repérer les bons concernés

A1. Filtrer la liste

Vols d'initiation › Bons VI. Le filtre Année est réglé sur l'exercice en cours et ne concerne que les bons terminés. Dans la liste Statut, choisir Expiré : elle montre les bons dont la validité est dépassée sans réalisation (le choix par défaut, « Actifs », les masque).

Vous devez voir : les bons Expiré, avec leur date de validité et leur montant payé.

A2. Séparer les cas

Cas	Que faire
Bon payé, expiré	À solder (ce guide)
Bon non payé (offert, générique)	Rien en comptabilité ; l'annuler ou le laisser
Bon générique utilisé comme repli par la Planche	Ne pas l'annuler ; voir Vols d'initiation
Payé, expiré, mais le pilote a demandé un report	Prolonger la validité sur la fiche du bon, au lieu de solder

Avant de solder, regarder l'écriture d'encaissement

Le montant à solder est celui encaissé sur 419100 pour ce bon (avance au crédit, tiers = l'acheteur). Si la fiche n'a pas d'écriture d'encaissement, rattachez-la d'abord (Bons VI, filtre écriture d'achat manquante) : sans elle, le solde de 419100 ne peut pas être rapproché bon par bon.

B. Saisir l'écriture de solde

B1. Ouvrir la saisie

Finance › Comptabilité › Saisie, nouvelle écriture, journal OD.

B2. Remplir l'en-tête

• Date : la date de la décision du bureau, ou la fin de l'exercice.
• Libellé : Solde bon VI2026-0042 expiré (le code du bon et le mot « expiré »).
• Référence : le code du bon.

B3. Saisir les deux lignes

Sens	Compte	Tiers	Montant
Débit	419100 Avances reçues VI	L'acheteur du bon	125,00
Crédit	Compte décidé par le bureau	selon le compte	125,00

Le compte de crédit dépend de la décision : 7067 (VI / JD, prestation de vol) pour garder la somme comme produit, un compte de produit exceptionnel si le club le préfère. Un remboursement passe, lui, par la banque (écriture VI-REMB-{code}, voir Annulation d'un bon).

B4. Joindre la décision

Joindre le compte rendu ou le courriel du bureau qui décide de solder.

B5. Enregistrer

Enregistrer : l'écriture reste en brouillon. Le trésorier la relit puis la poste.

Vous devez voir : le brouillon dans le journal, équilibré (125,00 au débit et au crédit).

C. Contrôler

1. Bons VI : le bon est toujours Expiré ; seule l'écriture a changé.
2. Balance : le solde de 419100 baisse du montant soldé. Il doit tendre vers la somme des bons payés non réalisés et encore valables.
3. Noter dans la fiche du bon la référence de l'écriture de solde.

Faire plusieurs bons d'un coup

Pour beaucoup de bons, utilisez un modèle d'écriture : une ligne 419100 par bon (avec son acheteur en tiers) et une seule ligne de produit pour le total.

Si ça ne marche pas

Problème	Que faire
« Tiers manquant » à la comptabilisation	Le compte 419100 exige un tiers : mettre l'acheteur du bon sur la ligne de débit.
L'acheteur n'a pas de fiche dans l'ERP	Demander au secrétariat de créer sa fiche avant de saisir l'écriture.
Le solde de 419100 reste trop haut	D'autres causes que l'expiration : ouverture reprise sans détail, remboursement sans bon. Voir Trésorerie.
Le bon a été soldé deux fois	Contre-passer la deuxième écriture (Saisir une écriture).

Pour aller plus loin

Vols d'initiation : cycle de vie d'un bon et écritures. Saisir une écriture : le geste de base.