Enregistrer des chèques et des paiements par carte

Trois situations courantes, trois écrans. Ce guide les prend une par une, avec un exemple chiffré.

Où : Finance › Comptabilité › Saisie, trois onglets : Encaissements CB, Encaissement chèque, Remise de chèque. Droit : Préparer la comptabilité. Pour poster (figer) : Poster une écriture (trésorier).

Exemple suivi dans ce guide :

samedi 7 novembre 2026, deux paiements par carte bancaire : Paul Bernard approvisionne son compte pilote de 80,00 €, Léa Moreau paie un repas de 25,00 € ;
trois chèques arrivés par courrier : 50,00 €, 120,00 € et 30,00 €, à déposer ensemble à la banque lundi.

Si un message demande de « configurer un compte »

Les comptes de banque, de frais CB, d'attente des chèques et de frais ANCV se règlent une fois pour toutes dans Administration › Paramètres › Finance. Si l'ERP affiche « Configurez le compte banque… », ne cherchez pas : prévenez l'administrateur ou le trésorier.

A. Paiements par carte bancaire

Le prestataire de carte verse le montant brut, puis prélève ses frais séparément. Sur le relevé de la banque, vous verrez donc deux lignes.

A1. Ouvrir l'écran

Finance › Comptabilité › Saisie, onglet Encaissements CB. Le moyen de paiement est Carte bancaire.

A2. Dater la remise

Date de remise bancaire : 07/11/2026. C'est la date de la ligne sur le relevé, pas celle de chaque paiement.

A3. Saisir un paiement par ligne

Ajouter un paiement pour chaque encaissement.

Compte	Tiers	Libellé	Montant
411… Membres	Paul Bernard	Approvisionnement compte pilote	80,00
7… Produit (repas)	—	Repas du 7 novembre	25,00

Compte : celui du membre (411) quand il paie sa dette ou approvisionne son compte ; un compte de produit quand il paie une prestation.
Tiers : obligatoire seulement si le compte l'exige (le 411 : oui).

Vous devez voir : Total encaissé : 105,00 €.

A4. Vérifier la commission

Le champ Commission est pré-rempli à partir du taux configuré. S'il ne correspond pas à ce que prélève réellement le prestataire, corrigez-le. Dans l'exemple : 1,60 €.

Vous devez voir : le Montant net viré (103,40 €).

A5. Générer l'écriture

Générer l'écriture.

Vous devez voir : « Écriture générée : règlement CB, frais bancaires compris (Brouillon) ». Une seule écriture a été créée, avec deux lignes de banque : le brut encaissé (105,00 €) et les frais prélevés (1,60 €). Chacune se rapprochera de sa ligne du relevé.

Si vous avez le droit de poster, un bouton Comptabiliser l'écriture générée apparaît ; sinon laissez le brouillon au trésorier.

Cliquer deux fois ne crée pas de doublon

Si la même saisie est renvoyée (connexion lente, double clic), l'ERP répond « cet encaissement avait déjà été enregistré » : aucune écriture en double n'est créée.

B. Chèques bancaires : en deux temps

Un chèque se traite à réception, puis au dépôt en banque. Entre les deux, il est « en attente d'encaissement ».

B1. À réception : enregistrer les chèques

Saisie, onglet Encaissement chèque.

Type de chèque : Chèques bancaires.
Ajouter un chèque pour chacun :

Compte	Tiers	Libellé	Montant
411… Membres	Paul Bernard	Chèque n° 4412	50,00
411… Membres	Léa Moreau	Chèque n° 0187	120,00
7… Produit (repas)	—	Repas du 7 novembre, chèque n° 3350	30,00

Enregistrer les chèques.

Vous devez voir : « 3 chèques enregistrés (Brouillon) ». Chaque chèque est une écriture séparée, qui débite le compte d'attente des chèques.

B2. Au dépôt : faire la remise

Lundi, vous avez rempli le bordereau de remise de la banque : total 200,00 €.

Saisie, onglet Remise de chèque.

Type de remise : Chèques bancaires.
Date de remise : celle du bordereau (09/11/2026).
Cocher les chèques du bordereau. Tout sélectionner si c'est tout ce qui reste.
Contrôler : Total sélectionné doit égaler le bordereau, au centime près (200,00 €).
Générer la remise.

Vous devez voir : « Remise générée : écriture de dépôt créée (Brouillon) ». L'écriture débite la banque et solde le compte d'attente.

La liste « Aucun chèque en attente de remise » est normale quand tout est déposé. Si un chèque que vous venez d'enregistrer n'apparaît pas, vérifiez que Inclure les brouillons est coché.

C. ANCV : chèques vacances et ANCV dématérialisé

L'ANCV retient sa commission avant de virer. Le point à ne pas rater : saisir la commission exacte du décompte ANCV, pas le montant calculé par défaut. Quelques centimes d'écart empêchent le rapprochement automatique.

Vous encaissez…	Écran	Particularité
ANCV dématérialisé	Encaissements CB, moyen ANCV dématérialisé	Une écriture, banque au net. Le relevé ne porte qu'une ligne.
Chèques vacances papier	Encaissement chèque puis Remise de chèque, type Chèques vacances (ANCV) aux deux étapes	À la remise, saisir Commission ANCV retenue ; l'ERP affiche le Montant net viré.

Les chèques vacances ont leur propre compte d'attente : on sait ainsi combien de chèques sont encore chez l'ANCV.

D. Après la saisie : le trésorier

Poster les brouillons (CB, chèques, remise) : Journal, filtre Brouillons (Saisir une écriture).
Rapprocher les lignes du relevé : Comptabilité › Rapprochement. Contrôles à connaître :
la CB donne deux lignes (brut et frais) ; l'ANCV une seule ligne nette ;
une remise de chèques donne une ligne de dépôt (200,00 €) qui se rapproche de l'écriture de remise.
Si un membre paie en plusieurs fois, voir Paiement en plusieurs fois : chaque règlement se lie à son échéance.

Si ça ne marche pas

Problème	Que faire
« Configurez le compte banque et le compte de frais CB… »	Réglage manquant : voir l'administrateur ou le trésorier.
« Ajoutez au moins un encaissement avec un compte et un montant »	Une ligne n'a ni compte ni montant. Remplir ou supprimer la ligne.
« La commission doit être un nombre positif et ne peut pas dépasser le total encaissé »	Corriger la commission.
« Un montant n'est pas un nombre valide (ex. 12,50) »	Saisir le montant avec une virgule ou un point, sans espace ni symbole.
Total de la remise différent du bordereau	Un chèque est oublié ou en trop. Décocher, recompter. Ne générez pas la remise tant que l'écart subsiste.
La ligne de banque ne se rapproche pas	Vérifier la commission (ANCV surtout) et la date de remise.

Pour aller plus loin

Encaissements : CB, chèques, ANCV : la référence. Les écritures produites sont expliquées dans Trésorerie.