Guides pas à pas : secrétariat et trésorerie
Ces guides s'adressent à la secrétaire administrative et au trésorier, y compris si vous débutez. Chaque guide suit un exemple complet, étape par étape, avec ce que vous devez voir à l'écran à chaque étape.
Les personnes et les montants des exemples sont fictifs
Léa Moreau, Paul Bernard, « Aéro-Pièces SARL »… n'existent pas. Remplacez-les par vos propres données. Les comptes comptables cités (411, 401, 512…) sont ceux du plan comptable du club.
Qui fait quoi
L'ERP sépare la préparation de la validation. C'est voulu : deux personnes regardent chaque écriture avant qu'elle soit figée.
| Secrétaire administrative | Trésorier | |
|---|---|---|
| Droit principal | Préparer la comptabilité | Préparer + Poster une écriture |
| Saisit les écritures en brouillon | Oui | Oui |
| Joint les pièces (facture, ticket, bordereau) | Oui | Oui |
| Poste (valide, fige) une écriture | Non | Oui |
| Règle une facture fournisseur | Non (le règlement est posté d'un coup) | Oui |
| Rapproche la banque | Non | Oui (droit Rapprochement bancaire) |
| Valide et émet une facture de vente | Non | Oui (droit Valider et émettre les factures, le bureau aussi) |
| Facture les vols, vend un forfait | Oui | Oui |
| Active une inscription | Oui | Non (rôle Trésorier) |
Si un bouton est absent de votre écran, c'est presque toujours un droit que votre rôle n'a pas : ce n'est pas une panne. Voir Droits par fonction.
Le vocabulaire en cinq mots
| Mot | Ce que ça veut dire |
|---|---|
| Écriture | Une opération comptable : une date, un libellé, des lignes au débit et au crédit. La somme des débits égale la somme des crédits. |
| Brouillon | Une écriture enregistrée mais pas figée : on peut la modifier ou la supprimer. |
| Poster | Figer une écriture. Elle reçoit un numéro et ne peut plus être modifiée. On dit aussi valider ou comptabiliser : c'est la même chose. Dans l'ERP, le bouton s'appelle Poster le brouillon (ou Comptabiliser dans certaines listes). |
| Contre-passation | La façon de corriger une écriture postée : on crée l'écriture inverse, puis la bonne. On ne supprime jamais une écriture postée. |
| Tiers | La personne ou l'organisme concerné par une ligne : un membre (compte 411), un fournisseur (compte 401). Certains comptes exigent un tiers. |
Les guides
| Je veux… | Guide |
|---|---|
| Savoir quoi faire chaque jour, chaque semaine, chaque mois | Ma journée, ma semaine |
| Inscrire un nouveau membre ou réinscrire un ancien | Inscrire un membre |
| Saisir ou corriger une écriture | Saisir une écriture |
| Enregistrer une facture reçue d'un fournisseur et la payer | Facture d'achat |
| Facturer les vols et appliquer les remises | Facturer les vols |
| Enregistrer des chèques, des paiements par carte, de l'ANCV | Chèques et cartes bancaires |
| Comprendre les avertissements et blocages sur les écritures | Règles de contrôle comptable |
| Facturer une cotisation, un repas, une prestation à un membre ou à une organisation | Facturer un membre |
| Faire payer un membre en plusieurs fois | Paiement en plusieurs fois |
| Contrôler les licences FFVP et l'assurance des vols d'initiation | Licences et assurances FFVP |
| Solder un bon d'initiation payé mais périmé | Bon VI périmé |
| Configurer les comptes et les e-mails d'un type de bon VI | Configurer un type de bon VI |
| Ouvrir des créneaux et suivre les réservations des acheteurs | Créneaux de réservation VI |
Trois réflexes qui évitent presque toutes les erreurs
- Vérifier l'exercice affiché en haut de l'application avant de saisir quoi que ce soit.
- Dans le doute, laisser en brouillon. Un brouillon se corrige ; une écriture postée, non.
- Toujours joindre la pièce (facture, ticket, bordereau, relevé) à l'écriture.
Comment lire les guides
- Où : le chemin dans les menus, par exemple Finance › Comptabilité › Saisie › Journal.
- Vous devez voir : ce qui confirme que l'étape a réussi. Si ce n'est pas ce que vous voyez, ne continuez pas : lisez la rubrique Si ça ne marche pas du guide.
- Les noms entre gras sont ceux des boutons et des onglets de l'écran.