Contrôler les licences et les assurances FFVP

Chaque pilote doit avoir une licence FFVP valable pour voler, et chaque vol d'initiation (VI) doit être assuré. Ce guide montre comment le secrétariat vérifie les deux, et ce qu'il transmet au trésorier.

Où : Membres › Licences FFVP (licences des inscrits) et Vols d'initiation › Bons VI (assurance des bons). Droit : Gérer les adhérents pour contrôler et corriger ; la simple consultation suffit pour regarder.

Quand : après chaque lot d'inscriptions, avant la reprise de saison, puis une fois par trimestre. À refaire dès qu'un membre dit avoir pris sa licence.

Exemple suivi dans ce guide : le 15 novembre 2026, le secrétariat contrôle les inscrits de l'année. Léa Moreau a pris sa licence le 3 octobre (saison 2027), Paul Bernard vient de l'envoyer par e-mail, et un groupe scolaire a volé le 14 octobre.

Les données viennent de GesAsso

L'ERP lit la licence sur GesAsso (la base de la FFVP) à partir du numéro FFVP inscrit sur la fiche du membre. Il ne la retient que si le nom, le prénom et la date de naissance correspondent à la fiche ; sinon rien n'est enregistré. Les coordonnées ne sont jamais modifiées sans votre accord.

A. Les licences des inscrits

A1. Ouvrir la page et lancer le contrôle

Membres › Licences FFVP. Le bandeau indique la saison et le nombre d'inscrits : tous les adhérents dont l'inscription recouvre l'année en cours. Une personne inscrite en octobre 2026 pour 2026-2027 apparaît donc en 2026 et en 2027.

Cliquer sur Tout contrôler. Une barre de progression indique l'avancement ; à la fin, l'ERP annonce combien de licences sont trouvées et combien sont à vérifier. Contrôler, sur une ligne, ne relit qu'un membre.

Vous devez voir : chaque ligne avec son N° FFVP, son N° de licence, sa validité (début et fin), le club émetteur et un statut.

A2. Ne regarder que les cas à traiter

Dans Afficher, choisir À vérifier : la liste ne garde que les lignes qui demandent une action.

A3. Traiter chaque statut

Statut	Ce que ça veut dire	Que faire
Licence valide	La licence couvre la saison	Rien
Saison 2027	Licence prise après le 1er octobre : elle vaut pour la saison suivante	Rien pour 2027 ; vérifier qu'une licence 2026 existe si la personne vole encore cette année
En attente de paiement	Licence prise mais pas encore réglée à la FFVP : elle ne couvre pas encore le pilote	Relancer le pilote ; voir A4 pour le prélèvement
Pas encore valide	La licence commence plus tard	Attendre sa date de début
Licence expirée	La dernière licence est terminée	Faire reprendre une licence avant le prochain vol
Sans licence	Aucune licence pour la saison	Idem ; ou licence prise dans un autre club (voir le badge Autre club)
Pas d'identifiant FFVP	La fiche n'a pas de numéro FFVP	Demander le numéro au membre et le saisir sur sa fiche (Membres › fiche)
Identifiant inconnu	GesAsso ne connaît pas ce numéro	Vérifier la saisie : un chiffre faux est la cause la plus fréquente
Identité différente	Le nom ou la date de naissance de GesAsso ne correspondent pas à la fiche	Comparer avec le numéro de licence du membre ; corriger le numéro ou la fiche ; Contrôler à nouveau
GesAsso injoignable	Le service n'a pas répondu	Réessayer plus tard

Identité différente : ne pas forcer

Un numéro FFVP proche (98603 au lieu de 98403) renvoie la licence d'une autre personne. L'ERP refuse alors de l'enregistrer. Corrigez le numéro sur la fiche, puis relancez Contrôler sur la ligne.

A4. Les coordonnées proposées

Si l'e-mail ou le téléphone de GesAsso diffère de la fiche, la différence s'affiche avec un bouton Appliquer. Cliquez seulement si GesAsso est plus à jour que la fiche.

A5. Les licences « en attente de prélèvement »

Certaines licences sont prises mais pas encore payées (prélèvement en cours). Elles apparaissent En attente de paiement. Tant qu'elles ne sont pas réglées, ne les comptez pas comme valides, et ne les comparez pas aux sommes versées par le club.

B. Les licences prises par le club

Quand le club avance une licence pour un pilote, le trésorier doit la retrouver en comptabilité.

1. Récupérer l'export des licences de GesAsso (fichier CSV). Les colonnes utiles : Identifiant Fédéral, Date de souscription, Type de licence, Montant total, Etat du paiement.
2. Pour les lignes Réglé, vérifier que le montant a bien été facturé au pilote. Une licence découverte ou une licence de VI se traite à part (voir C).
3. Transmettre au trésorier la liste des lignes sans écriture.

Licence d'une personne qui n'est pas membre

Un invité qui prend sa licence par le club n'a pas de fiche adhérent ni d'inscription : c'est normal. La licence se comptabilise en 6163 (licences et assurances FFVP), jamais sur les comptes des vols d'initiation. Le trésorier saisit : D 411 (la personne) / C 401 (FFVP), puis le reclassement D 6163 / C 70691.

C. L'assurance des vols d'initiation

Chaque VI est assuré une seule fois par personne : 15 € par défaut, ou le montant propre à la fiche du bon s'il y en a un. Un deuxième VI de la même personne porte 0 €.

1. Vols d'initiation › Bons VI, ouvrir la fiche d'un bon réalisé.
2. Vérifier la part d'assurance de la fiche : 15 € (ou le montant propre), 0 € si la fédération n'assure pas ce vol.
3. Comparer au nombre de licences découverte de l'export FFVP du jour du vol.

Pour un groupe (école, entreprise) : les licences se prennent le jour du vol. Le nombre de licences de l'export doit égaler le nombre de passagers ; un passager supplémentaire se rattache à un bon à son nom.

Retrouver un bon dans l'export

Cherchez le nom du passager, la date et le N° de licence. Un bon sous une autre graphie (« Lorens » pour « Laurens ») se corrige sur la fiche du bon (Modifier) ; le passager d'un vol se renseigne dans les notes du bon.

D. Ce qu'on transmet au trésorier

• Les licences réglées sans écriture ;
• les licences en attente de paiement à suivre ;
• les bons assurés sans licence dans l'export, et les licences découverte sans bon ;
• les non-membres qui ont pris une licence par le club.

Le trésorier se sert ensuite de Trésorerie pour comparer avec les comptes 6163, 6169 et 419100.

Si ça ne marche pas

Problème	Que faire
Le bouton Tout contrôler est absent	Il demande le droit Gérer les adhérents ; la consultation seule ne contrôle pas.
Beaucoup de lignes Pas d'identifiant FFVP	Les numéros ne sont pas saisis sur les fiches : les compléter une à une, ou depuis l'inscription.
Une licence récente n'apparaît pas	GesAsso met parfois quelques jours ; relancer Contrôler sur la ligne.
Un inscrit d'octobre manque dans une année	Vérifier que son inscription est validée (statut actif) et que ses dates recouvrent l'année.
Une licence 2027 apparaît En attente de paiement pour tout le monde	C'est normal avant la date de prélèvement ; ne rien saisir.

Pour aller plus loin

Membres : la page des licences. Vols d'initiation : les bons, l'assurance et l'écriture de réalisation.