Configurer un type de bon VI : comptes et e-mails

Ce guide explique comment préparer un type de bon (vol d'initiation, journée découverte…) pour qu'il soit correctement comptabilisé et que l'acheteur reçoive les bons e-mails au bon moment, avec son lien de réservation. À faire une fois, avant de vendre ou d'importer des bons.

Où : VI & HelloAsso › Types VI. Droit : Gérer les bons et les types de VI. Pour les écritures comptables ensuite, voir Vols d'initiation.

Exemple suivi dans ce guide : le type VI « Vol d'initiation » à 125 €, vendu sur HelloAsso et au club.

Deux réglages indépendants

Les comptes décident où tombent les écritures. Les e-mails décident ce que l'acheteur reçoit. On peut régler l'un sans l'autre, mais un type sans comptes ne peut ni être encaissé ni être facturé correctement.

A. Les comptes du type

Dans la liste des types, ouvrir l'icône Comptabilité du type. Le volet reprend les quatre étapes de la vie d'un bon.

Champ	Rôle	Valeur type
Compte avances VI	Crédité à l'achat : l'argent reçu est une avance, pas encore une vente	419100
Compte produit vol	Crédité à la réalisation : le vol est fait, la vente devient définitive	7067
Compte produit assurance	Reçoit la part assurance du prix (pour que le produit vol ne la contienne pas)	70692
Compte assurance fournisseur	Dette envers la fédération pour l'assurance	401
Tiers assurance	Le fournisseur fédéral (fiche FO-… du module Tiers)	FFVP
Compte charge assurance	Charge d'assurance, compensée par le produit assurance	6169
Montant assurance (€ / vol)	Part assurance par personne (une seule fois par personne)	15
Comptes analytiques coût / reflet	Imputation analytique de la facturation du vol (classe 9)	921 / 902
Nombre de vols max / bon	Nombre de vols que le bon peut recevoir	2 pour VI et JD

Dans la fiche du type, deux réglages complètent :

• Préfixe des codes de bons manuels : un bon saisi à la main prend le code PRÉFIXE-AAAA-NNNN (VI-2026-0007). Le préfixe HA- est réservé à HelloAsso.
• Écriture d'achat obligatoire : si coché, un bon sans encaissement est signalé « Sans écriture d'achat » (sauf bons HelloAsso, offerts ou annulés). À décocher quand l'achat est comptabilisé autrement.

Les deux comptes analytiques sont obligatoires

Sans eux, la facturation du vol d'initiation est refusée (« initiation_billing_unresolved ») : le vol n'est jamais facturé au pilote. Vérifiez-les avant la première saison.

Vous devez voir : après Enregistrer, le message « Enregistré ». Les écritures générées ensuite (VI-ENC-… à l'achat, VI-REAL-… à la réalisation) utilisent ces comptes.

B. Réservation en ligne : le « type de créneau »

Un type de bon est lié à un type de créneau :

Type de bon	Se réserve dans un créneau…	Durée proposée à l'ouverture
Vol d'initiation (VI)	VI	3 h
Journée découverte (JD)	JD (la journée)	8 h
Groupes, stages, autres types	aucun : le club les planifie lui-même	—

Ce lien est posé par l'application. Un bon d'un autre type ne propose pas de lien de réservation à l'acheteur ; le club le place à la main (voir Créneaux de réservation).

C. Les e-mails du type

Dans la liste des types, ouvrir l'icône E-mails. Trois messages se règlent chacun avec un mode :

Mode	Effet
Pas d'e-mail	Rien ne part, pas de bouton
Manuel	Le club l'envoie depuis l'enveloppe de la liste des bons
Automatique	Il part seul au bon moment (pas disponible pour le rappel de réservation)

Message	Quand	Mode conseillé
Consignes (« e-mail d'achat »)	À la création du bon ; pour HelloAsso, à la conversion de l'achat en bon	Automatique
Rappel	Quand le bon reçoit sa date (réservation confirmée ou placement par le club) ; renvoyé si la date change	Automatique
Rappel de réservation	À la main, ou en masse, pour un bon qui n'a pas encore de date	Manuel

Les variables

On les écrit telles quelles dans l'objet et dans le texte ; elles sont remplacées par les valeurs du bon.

Variable	Remplacée par
[prénom]	Prénom du contact (vide si inconnu)
[type du vol]	Nom du type (« Vol d'initiation »)
[code du bon]	Code du bon
[validité]	Date limite, par exemple « samedi 30 juin 2027 »
[date]	Date du vol (vide tant que le bon n'est pas planifié)
[nom du club], [téléphone du club]	Réglages généraux du club
[lien de réservation]	Lien personnel de l'acheteur

La mise en forme est volontairement simple : **gras**, *italique*, [texte du lien](https://…), listes avec -, un paragraphe = une ligne vide. Un PDF peut être joint à chaque message (plan d'accès, fiche d'information).

Le lien de réservation est le même dans tous les e-mails d'un bon

Mettez [lien de réservation] dans les consignes et dans le rappel de réservation. Le bouton « Envoyer le lien aux bons existants » du planning des créneaux exige que le message contienne cette variable.

Exemples de textes

Ce sont des modèles à adapter (lieu, horaires, conditions de poids du club). Les valeurs affichées sont celles de l'aperçu.

1. Consignes : envoyé à l'achat, avec le lien

Objet : [nom du club] : votre bon de vol d'initiation [code du bon]

Bonjour [prénom],

Merci pour votre achat ! Votre [type du vol] est prêt. Code du bon : [code du bon], valable jusqu'au [validité].

Choisissez votre date vous-même, en quelques clics et sans créer de compte : [Réserver mon vol]([lien de réservation])

Ce lien est personnel : ne le transmettez pas. Il vous permet aussi de consulter ou d'annuler votre réservation.

Avant le vol - Prévoyez des chaussures fermées et une tenue adaptée à la météo. - Le poids maximal est de 100 kg ; prévenez-nous en cas de doute ou de souci de santé. - Les vols dépendent de la météo : nous vous proposerons une autre date si nécessaire, votre bon reste valable.

Une question ? Appelez-nous au [téléphone du club].

À bientôt, [nom du club]

Ce que reçoit Camille : « Aéro-Club de Démonstration : votre bon de vol d'initiation VI-2026-0001 », avec le bouton « Réserver mon vol ».

2. Rappel : envoyé quand la date est fixée

Objet : [nom du club] : votre vol d'initiation est confirmé le [date]

Bonjour [prénom],

Votre vol est confirmé pour le [date]. Le rendez-vous précis vous est communiqué par le club ; en cas d'empêchement, prévenez-nous au plus vite au [téléphone du club].

Pour consulter ou annuler votre réservation : [votre réservation]([lien de réservation])

Pensez à apporter une pièce d'identité. Bon vol !

Rappel automatique = pas de doublon

Quand le mode du rappel est Automatique, ce message fait aussi office de confirmation : l'ERP n'envoie pas en plus la confirmation standard. Rédigez-le donc comme une confirmation. Si le rappel est en Manuel ou Pas d'e-mail, c'est la confirmation standard (voir plus bas) qui part.

3. Rappel de réservation : pour inviter un acheteur qui n'a pas encore de date

Objet : [nom du club] : choisissez la date de votre vol

Bonjour [prénom],

Vous avez un bon [type du vol] ([code du bon]) valable jusqu'au [validité], et nous n'avons pas encore de date pour votre vol.

Les prochaines places sont affichées ici : [Choisir ma date]([lien de réservation])

Besoin d'aide ? [téléphone du club].

Messages automatiques fixes

Trois messages ne se paramètrent pas : ils partent seuls quand le club agit sur une réservation. Ils reprennent le nom du club, la date et le lien personnel.

Événement	Texte envoyé à l'acheteur (extrait)
Réservation confirmée (si le rappel n'est pas automatique)	« Votre réservation est confirmée pour le samedi 15 mai 2027. Les consignes et le lieu de rendez-vous vous ont été ou vous seront communiqués par le club. En cas d'empêchement, prévenez-nous au plus vite. » + lien pour consulter ou annuler
Demande refusée	« Nous n'avons malheureusement pas pu retenir votre demande pour le samedi 15 mai 2027 (créneau complet ou non maintenu). Vous pouvez choisir une autre date depuis votre lien personnel. »
Créneau annulé	« Le créneau du samedi 15 mai 2027 est annulé. Votre bon reste valable et n'est pas consommé. Vous pouvez choisir une autre date… »

Si l'envoi échoue, l'action du club n'est jamais bloquée : elle est enregistrée et l'erreur est seulement journalisée.

Aperçu et essai

1. Dans le volet E-mails, cliquer Aperçu à côté du message : le texte courant est enregistré puis affiché avec des valeurs d'exemple (Camille, VI-2026-0001, un lien fictif). Rien n'est envoyé.
2. Relire, corriger, Enregistrer.
3. Pour un vrai essai, créer un bon de test avec votre propre adresse comme contact, puis l'envoyer depuis l'enveloppe de la liste des bons (étape D). Annulez-le ensuite.

L'information RGPD est ajoutée toute seule

Un pied de page « vos données sont utilisées par le club pour organiser votre vol… » (avec le lien vers la politique de confidentialité des réglages généraux) est ajouté à chaque e-mail. Ne le recopiez pas. Ces e-mails sont des messages de service : aucune offre commerciale dedans.

D. Envoyer ou renvoyer un e-mail à un bon

1. Bons VI, cliquer l'enveloppe sur la ligne du bon.
2. Dans la fenêtre « E-mails du bon », choisir le message et Envoyer (ou Renvoyer ; la date du dernier envoi est affichée).
3. Pour tous les bons déjà vendus : onglet Créneaux › Envoyer le lien aux bons existants (voir Créneaux de réservation).

Lien perdu ou mauvaise adresse ? Dans la même fenêtre « E-mails du bon », la rubrique Lien de réservation indique si un lien est actif ; Révoquer le lien (avec confirmation). L'ancien lien cesse de fonctionner tout de suite ; la place déjà réservée est conservée ; le prochain e-mail contient un nouveau lien.

Quand rien ne part

• Le bon n'a pas d'adresse e-mail (normal pour un bon vendu sur place ou un bon de groupe).
• Le type est sur Pas d'e-mail, ou son texte est vide.
• Le rappel est demandé sans date de vol, ou le bon est générique, réalisé, annulé ou périmé.
• Le rappel a déjà été envoyé pour cette date.
• La messagerie du club n'est pas configurée (Administration › messagerie).
• Hors production, seules les adresses autorisées reçoivent les e-mails.

Liste de contrôle avant la saison

• Comptes 419100, 7067, 70692, 401, 6169 et analytiques 921/902 renseignés pour chaque type
• Tiers assurance fédérale choisi, montant assurance saisi
• Consignes en Automatique, avec [lien de réservation]
• Rappel en Automatique, rédigé comme une confirmation
• Rappel de réservation en Manuel, avec le lien
• Aperçu relu, essai envoyé à votre adresse
• Nom du club, téléphone, e-mail et politique de confidentialité renseignés dans les réglages généraux