Les règles de contrôle comptable
L'ERP surveille les écritures et vous prévient quand l'une d'elles risque de fausser la comptabilité. Ce guide explique pourquoi chaque règle existe, avec des exemples de ce qu'il faut faire et de ce qu'il faut éviter.
Où : Finance › Comptabilité › Contrôles (la liste), et Finance › Comptabilité › Paramètres › Règles de contrôle (les réglages). Droits : Lecture finance pour consulter, Paramétrage comptable pour régler les règles.
Les personnes, fournisseurs et montants des exemples sont fictifs. Les comptes cités (401, 411, 467, 512…) sont ceux du plan comptable du club.
L'idée en une phrase
Une dépense ne sort pas directement de la banque : elle passe d'abord par la facture du fournisseur. C'est ce qui permet de savoir à tout moment ce que le club doit encore payer, à qui, et à quelle année la dépense appartient.
Les écritures ressemblent toujours à ceci :
| Étape | Débit | Crédit | Ce que ça dit |
|---|---|---|---|
| 1. La facture arrive | 606 Fournitures | 401 Fournisseur | « Le club a consommé 100 € et les doit à Aéro-Pièces. » |
| 2. Le club paie | 401 Fournisseur | 512 Banque | « La dette est payée, la banque diminue de 100 €. » |
Si l'on saute l'étape 1 et que l'on écrit directement 606 / 512, la dépense est bien enregistrée, mais la dette n'a jamais existé : la balance des fournisseurs est fausse, la facture n'est pas rattachée à son fournisseur, et l'on ne sait plus à quel exercice elle appartient.
Trois niveaux pour chaque règle
Dans Paramètres › Règles de contrôle, chaque règle a deux interrupteurs :
| Réglage | Effet |
|---|---|
| Désactivée | La règle ne signale rien. |
| Active (par défaut) | Un avertissement jaune apparaît quand vous enregistrez un brouillon, et l'écriture figure dans la page Contrôles. Rien n'est refusé. |
| Active + Bloquer la validation | En plus, l'écriture ne peut pas être validée tant qu'elle n'est pas corrigée. Le brouillon reste enregistrable. |
Conseil au trésorier. Commencez par les avertissements, corrigez les brouillons signalés, puis cochez Bloquer la validation règle par règle. Bloquer trop tôt empêcherait de valider des brouillons anciens qui enfreignent déjà la règle.
Seules les écritures saisies à la main (et celles créées depuis le rapprochement bancaire) sont contrôlées. Les écritures produites par l'ERP lui-même (facturation des vols, inscriptions, remises de forfaits…) et celles importées de l'ancien logiciel ne le sont pas, sauf pour le tiers manquant.
Règle 1 : charge payée directement par la banque ou la caisse
Ce que la règle repère : une charge (compte de classe 6) dont la contrepartie est la banque (512) ou la caisse (530/531), sans passer par un fournisseur.
Exemple à éviter. Le club règle 100 € de peinture par virement :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 606 Fournitures | 100,00 | |
| 512 Banque | 100,00 |
Ce qu'il faut saisir à la place, en deux écritures :
| Écriture | Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| Facture reçue | 606 Fournitures | 100,00 | |
| 401 Fournisseur (Peintures du Sud) | 100,00 | ||
| Règlement | 401 Fournisseur (Peintures du Sud) | 100,00 | |
| 512 Banque | 100,00 |
Dans l'ERP, c'est le chemin Achats › Facture d'achat, puis le règlement : les deux écritures sont créées pour vous.
Les exceptions autorisées. Certaines dépenses n'ont pas de facture fournisseur et sont réglées directement : assurances, frais bancaires, taxes, salaires. Ces comptes portent la case Paiement direct dans le plan comptable (Paramètres › Plan comptable). Une dépense sur l'un de ces comptes n'est pas signalée.
Payer avant d'avoir la facture : l'acompte (compte 4091)
Il arrive que l'on paie un devis ou une facture proforma avant de recevoir la vraie facture. Ce paiement n'est pas encore une charge : c'est une avance faite au fournisseur.
| Moment | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Paiement du devis de 500 € | 4091 Acomptes fournisseurs (tiers = fournisseur) | 512 Banque |
| Réception de la facture de 500 € | 606 Fournitures | 401 Fournisseur |
| Imputation de l'acompte | 401 Fournisseur | 4091 Acomptes fournisseurs |
Après la troisième écriture, le compte 4091 de ce fournisseur est à zéro. S'il ne l'est pas, c'est que la facture n'est pas arrivée : la page Contrôles liste ces acomptes en attente (fournisseur, solde, ancienneté), et la liste de clôture prévient s'il en reste un à la fin de l'exercice.
Pourquoi pas directement en 401 au débit ? Un fournisseur dont le compte 401 est débiteur donne l'impression que lui nous doit de l'argent, et il faut le reclasser à la clôture. Le compte 4091 évite cela.
Règle 2 : charge imputée à un compte membre
Ce que la règle repère : une charge dont la contrepartie est un compte membre (411).
Le compte 411 ne porte que ce que le membre doit au club (vols, cotisations, ventes) ou ce que le club lui doit en avoir. Il ne reçoit pas les dépenses du club.
Cas typique : un membre avance de l'argent. Paul Bernard achète 40 € de peinture avec son argent et le club le rembourse.
| À éviter | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 606 Fournitures | 411 Paul Bernard |
| À saisir | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Avance de frais | 606 Fournitures | 467 Paul Bernard |
| Remboursement | 467 Paul Bernard | 512 Banque |
Le compte 467 est un compte de passage : il enregistre que le club doit 40 € à Paul sans toucher à son compte de vols.
Cas où l'on veut vraiment créditer le compte du membre (il préfère utiliser ses 40 € pour payer ses futurs vols) : d'abord l'avance de frais comme ci-dessus, puis un virement de 467 vers 411.
Exceptions : les remises sur forfaits (compte 6066, journal REM), les créances irrécupérables (654) et les produits d'exercices antérieurs annulés (673) peuvent légitimement toucher un compte membre.
Règle 3 : compte membre débité face à une charge
Ce que la règle repère : le contraire de la règle 2, un compte membre au débit avec une charge au crédit.
Exemple à éviter. Le club veut faire supporter 30 € de casse à un membre :
| À éviter | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 411 Paul Bernard | 606 Fournitures |
Cela annule une charge du club au lieu de refacturer un service. Pour refacturer, on constate un produit :
| À saisir | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| Refacturation de la casse | 411 Paul Bernard | 70x Produit (ou 791 Transfert de charges) |
Règle 4 : tiers manquant
Ce que la règle repère : une ligne sur un compte qui exige un tiers (membre, fournisseur, aéronef) sans que le tiers soit renseigné. Exemple : une ligne 401 sans fournisseur, ou 411 sans membre.
Pourquoi c'est bloquant en toute circonstance : sans tiers, le montant ne figure dans le compte d'aucune personne. La balance âgée, le relevé du membre et le rapprochement sont faux. Cette règle est la seule à toujours empêcher la validation.
Comment corriger : dans la page Contrôles, cliquez sur Modifier à côté de l'écriture, choisissez le tiers sur la ligne, enregistrez.
Règle 5 : virement entre deux comptes membres
Ce que la règle repère : une écriture qui débite le compte d'un membre et crédite celui d'un autre membre, sans mouvement de banque.
Exemple. Léa Moreau cède 50 € de son crédit à Paul Bernard :
| Compte | Débit | Crédit |
|---|---|---|
| 411 Paul Bernard | 50,00 | |
| 411 Léa Moreau | 50,00 |
Ce n'est pas interdit, mais ce genre de transfert doit être justifié. Joignez la pièce (message de Léa, décision du comité) et écrivez le motif dans le libellé : « Cession de crédit demandée par Léa Moreau le 3/11/2026 ».
Ce qui n'est pas signalé (et pourquoi)
| Situation | Pourquoi c'est normal |
|---|---|
Règlement par carte ou ANCV avec commission : 512 + 627 / 411 |
L'organisme verse le net et garde sa commission. Le club solde le compte du membre pour le brut. |
Remises sur forfaits 6066 / 411 (journal REM) |
C'est l'écriture prévue. Elle est recalculée à chaque vol facturé et ne se valide qu'en fin d'exercice ; la page Contrôles l'affiche « À la clôture ». |
| Écritures de vols, d'inscriptions, de ventes de bons | Générées par l'ERP selon ses propres règles. |
| Contre-passations | Elles annulent une écriture, donc reprennent ses comptes à l'envers. |
| À-nouveaux d'ouverture | Reprise des soldes de l'exercice précédent. |
Corriger une écriture signalée
| L'écriture est… | Que faire |
|---|---|
| En brouillon | Contrôles › Modifier : le panneau s'ouvre à droite, corrigez les comptes ou le tiers, enregistrez. L'avertissement disparaît si l'écriture est conforme. |
| Validée | Elle ne se modifie plus. Utilisez la contre-passation (elle crée l'écriture inverse), puis saisissez la bonne écriture. |
| Une paire « écriture + contre-passation » | Les deux brouillons s'annulent : supprimez-les ensemble plutôt que de les valider. |
À la clôture de l'exercice
La liste de clôture (Administration › Comptabilité › Exercices comptables › Vérifier la clôture) ajoute trois points d'information. Ils ne bloquent pas la clôture, mais méritent une décision :
- Acomptes fournisseurs en attente (compte 4091) : la facture est-elle arrivée ? Si la marchandise est reçue sans facture, on constate une facture non parvenue (
6xx / 408) ; si elle n'est pas reçue, l'acompte reste en 4091. - Fournisseur au solde débiteur (compte 401) : un acompte saisi au mauvais endroit, ou un trop-payé à régulariser.
- Compte de passage 4672 non soldé : une somme reçue d'un tiers (comité d'entreprise, ANCV…) n'a pas été entièrement répartie entre les membres concernés.
En résumé
| Je veux… | Je saisis |
|---|---|
| Enregistrer une facture fournisseur | 6xx / 401, puis le règlement 401 / 512 |
| Payer un devis avant facture | 4091 / 512, puis à la facture 401 / 4091 |
| Rembourser un membre qui a avancé des frais | 6xx / 467, puis 467 / 512 |
| Refacturer un coût à un membre | 411 / 70x |
| Régler une assurance, des frais de banque, une taxe | 6xx / 512 directement (compte « Paiement direct ») |
| Corriger une écriture validée | Contre-passation, puis nouvelle écriture |