Permanence et dépenses des membres

Deux types d'opérations sont déclarés hors du bureau et attendent une validation dans une même file : les encaissements reçus pendant les permanences et les dépenses que les membres ont avancées pour le club.

Où : Finance › Permanence › File de validation (droit Valider permanences et notes de frais). La colonne Type distingue « Encaissement » et « Dépense » ; le filtre Statut garde les « Déclaré ».

D'où viennent ces opérations

Opération	Qui la déclare, et comment	Ce qu'elle contient
Encaissement	La personne de permanence, en scannant le QR code affiché au comptoir (sans compte)	Montant, moyen (espèces, chèque, CB), motif, qui déclare, le membre concerné si le motif l'exige, commentaire
Dépense	Le membre, depuis son portail (onglet Notes de frais)	Date, montant, nature, mode de remboursement souhaité, justificatif obligatoire

Valider un encaissement

Contrôler l'opération contre l'argent ou les chèques réellement reçus.
Valider. Le dialogue propose le compte de contrepartie : laisser « défaut du motif » sauf cas particulier.
Ajouter un commentaire si besoin, puis Confirmer : l'écriture est générée en brouillon.

Si l'opération est fausse ou en double : Rejeter, avec un motif obligatoire.

Valider une dépense

Ouvrir le justificatif depuis la ligne ; vérifier montant, date et nature.
Valider. Le dialogue permet de corriger le mode de remboursement choisi par le membre.
Confirmer : la dépense est constatée (charge au débit, compte 4671 au crédit) et le justificatif est copié sur l'écriture.

Mode	À la validation	Reste à faire
Compte pilote	Le compte 411 du membre est crédité ; la dépense passe « Remboursée »	Rien
Don (renoncement)	Le montant passe en dons (7541) ; la dépense passe « Remboursée »	Le reçu fiscal, en fin d'exercice
Virement	La dépense reste « Validée »	Faire le virement, puis Marquer remboursé

Si la ligne signale « Justificatif absent de l'écriture », cliquer sur l'indication : le justificatif est rattaché à l'écriture.

Rembourser par virement

Faire le virement depuis la banque.
Dans la file, sur la dépense « Validée » : Marquer remboursé.
Compte bancaire du virement : laisser vide pour le compte par défaut.
Confirmer : l'écriture de remboursement solde le 4671 par la banque.

À faire le jour du virement

Tant qu'elle n'est pas marquée remboursée, la dépense reste comptée dans la carte « Dépenses à rembourser » du tableau de bord, et le membre semble toujours attendre son argent.

Reçus fiscaux (dons)

Où : fiche du membre › Notes de frais › Reçus fiscaux.

Un reçu Cerfa 11580 par membre et par exercice regroupe toutes ses dépenses passées en don :

Préparer un reçu pour un exercice éligible : un brouillon réserve les dépenses concernées.
Prévisualiser pour vérifier le rendu.
Signer : le reçu est numéroté définitivement, le PDF est généré avec la signature configurée. C'est irréversible.

Le membre télécharge ensuite son reçu depuis son portail. Un brouillon peut être supprimé : les dépenses redeviennent disponibles.

Droits

Préparer un reçu demande le droit Préparer un reçu fiscal (rôles Bureau et Administratif par défaut) ; prévisualiser et signer, le droit Signer les reçus fiscaux (rôle Bureau). Le signataire et l'image de la signature se règlent dans Administration › Signature des reçus CERFA.

Paramétrage

Finance › Permanence › Motifs : les motifs d'encaissement proposés au comptoir, leur compte par défaut, s'ils exigent un membre ou une précision.
Finance › Permanence › Dépenses : les natures de dépense et leur compte de charge, et le journal utilisé.
Finance › Permanence › Accès : le QR code à imprimer. Régénérer le QR code rend l'ancien inutilisable immédiatement : il faut réimprimer l'affiche.

Un motif ou une nature déjà utilisés ne peuvent pas être supprimés : il faut les désactiver.