Enregistrer une facture d'achat et la payer
Une facture d'achat se fait en deux temps : d'abord on enregistre la dette (la facture reçue), puis on enregistre le paiement quand il part. Ne saisissez jamais une seule écriture « charge contre banque » : le contrôle mensuel du trésorier la signalerait.
Exemple suivi dans ce guide : le 12 novembre 2026, le club reçoit la facture n° FA-2026-118 de Aéro-Pièces SARL pour 120,00 € de petit matériel d'atelier. Le club la paie par virement le 27 novembre.
Qui fait quoi : le secrétariat enregistre la facture en brouillon et joint le PDF ; le trésorier la poste puis la règle.
| Étape | Droit | Qui |
|---|---|---|
| Saisir la facture, joindre la pièce | Préparer la comptabilité | Secrétariat ou trésorier |
| Poster la facture | Poster une écriture | Trésorier |
| Régler la facture | Poster une écriture (le règlement est posté d'un coup) | Trésorier |
Avant de commencer : le fournisseur existe-t-il ?
Chaque fournisseur a une fiche (identifiant de la forme FO-0012). Pour vérifier : Membres ›
Annuaire, écran Fournisseurs / clients, rechercher « Aéro-Pièces ».
S'il n'existe pas : + Nouveau fournisseur, remplir la raison sociale et le contact, créer.
Étape 1 : ouvrir le formulaire d'achat
Où : Finance › Achats, onglet Factures fournisseurs.
Vous devez voir : le formulaire d'écriture, déjà positionné sur le journal des achats (AC). Vous pouvez aussi y arriver par le bouton + Nouvelle facture de l'onglet Fournisseurs.
Étape 2 : remplir l'en-tête
| Champ | Dans l'exemple |
|---|---|
| Date écriture | 12/11/2026 (date de réception ou date de la facture) |
| Libellé | Aéro-Pièces SARL — petit matériel atelier |
| Référence pièce | FA-2026-118 (le numéro de la facture du fournisseur) |
| Date pièce | 12/11/2026 (la date écrite sur la facture) |
Étape 3 : saisir les deux lignes
| Compte | Tiers | Débit | Crédit |
|---|---|---|---|
| 6… Charge (ex. petit outillage) | — | 120,00 | |
| 401… Fournisseurs | Aéro-Pièces SARL | 120,00 |
- Le compte de charge (classe 6) dit à quoi sert la dépense. Pour un investissement durable, c'est un compte de classe 2 : en cas de doute, demandez au trésorier.
- La ligne fournisseur (401) doit porter le tiers : c'est lui qui permet de suivre ce que le club doit à chaque fournisseur.
Vous devez voir : « Écriture équilibrée · 120,00 € ».
Pas de TVA
Le club n'est pas assujetti à la TVA : le montant à saisir est le montant total de la facture.
Étape 4 : enregistrer et joindre la facture
- Enregistrer le brouillon.
- Dans le bloc Pièces jointes, sous les lignes, ajouter le PDF ou la photo de la facture.
Vous devez voir : l'état Brouillon et la pièce dans la liste.
Étape 5 : le trésorier poste la facture
Où : Finance › Achats › Fournisseurs.
- La facture apparaît avec l'état Brouillon. Ouvrir la ligne pour la relire (ou Modifier).
- Cliquer Comptabiliser (équivalent de Poster).
Vous devez voir : l'état passe à À régler. Les cartes en haut de l'écran (Factures échues, Total AP à régler, Brouillons) se mettent à jour.
Étape 6 : régler la facture
Le 27 novembre, le virement part. Le trésorier :
- Finance › Achats › Fournisseurs, ligne de la facture, bouton Régler.
- Dans Régler la facture : vérifier le montant (120,00), saisir la date de règlement (27/11/2026), la référence virement, choisir le compte banque (512…).
- Confirmer le règlement.
Vous devez voir : l'état passe à Payée. L'ERP a créé et posté en une seule fois l'écriture de règlement (débit 401, crédit 512) et l'a rattachée à la facture.
Le règlement n'a pas de brouillon
Contrairement au reste de l'ERP, le règlement est posté immédiatement. Vérifiez le montant et la date avant de confirmer. En cas d'erreur : contre-passation (Saisir une écriture).
Cas particuliers
Paiement partiel. Saisissez dans Régler la facture le montant réellement payé. La facture passe à Partielle et indique ce qui reste à payer.
Le règlement est déjà saisi (par exemple importé du relevé de banque). Ne le ressaisissez pas : utilisez Rattacher sur la facture. L'ERP liste les règlements du fournisseur disponibles ; choisissez celui qui solde la facture, puis Rattacher. Le bouton Propositions de rattachement (en haut de la liste) propose d'un coup tous les couples facture/règlement de même montant et sans ambiguïté : décochez ce qui ne convient pas, validez.
Un ticket de caisse payé sur place (fournitures achetées en magasin) suit la même règle :
facture d'abord, règlement aussitôt après. Le règlement se fait alors en caisse (CS) ou en banque
(BQ).
Facture reçue en retard, sur un exercice clos. Voir le trésorier : la date de l'écriture doit tomber dans un exercice ouvert.
Pour retrouver une facture
Finance › Achats › Fournisseurs : la zone de recherche accepte un fournisseur ou une référence. Les filtres Toutes, Brouillons, À régler, Échues, Payées réduisent la liste ; la colonne Ancienneté montre l'âge de la dette.
Si ça ne marche pas
| Problème | Que faire |
|---|---|
| Pas de bouton Comptabiliser | Votre rôle n'a pas le droit Poster une écriture : laissez la facture en brouillon, le trésorier la postera. |
| Pas de bouton Régler | Le bouton n'apparaît que pour une facture postée et pas encore payée, et demande le droit Préparer la comptabilité. |
| « Missing capability » ou refus au moment de confirmer le règlement | Le règlement est posté d'un coup : il demande le droit Poster une écriture. Passez la main au trésorier. |
| « Journal HA (Achats) introuvable » | Le journal des achats n'est pas configuré : voir l'administrateur. |
| Le fournisseur n'apparaît pas dans la liste de tiers | Créer sa fiche d'abord (voir plus haut). |
| La facture apparaît dans Hors règles de contrôle | Elle a été saisie sans compte fournisseur 401, ou réglée directement. La scinder en facture puis règlement (Saisir une écriture). |
Pour aller plus loin
Factures fournisseurs et justificatifs : référence complète et pièces jointes. Trésorerie : les contrôles mensuels.