Facturer un membre ou une organisation

Il existe deux outils, pour deux besoins. Choisissez avant de commencer.

Le client a besoin…	Outil	Où
D'un document numéroté (PDF) : une organisation, un employeur, un comité d'entreprise, un membre qui demande une facture	Factures	Finance › Ventes › Factures
Seulement d'une ligne sur son compte (repas, article, participation)	Ventes (écriture au journal `VT`)	Finance › Ventes › Ventes, mode Individuelle ou Par lot

Droits : Préparer la comptabilité pour créer. Pour valider et émettre une facture : Valider et émettre les factures (trésorier et bureau). Pour poster une écriture de vente : Poster une écriture (trésorier).

Exemples suivis dans ce guide :

une facture de 150,00 € au « CSE Aérotech » pour la location du club-house un jour ;
un repas d'assemblée générale à 18,00 €, imputé sur le compte de 12 membres.

A. Une facture numérotée

A1. Créer le brouillon (secrétariat)

Finance › Ventes, onglet Factures, bouton Nouvelle facture.

Champ	Dans l'exemple
Client	CSE Aérotech (membre, organisation ou pilote de passage : la liste regroupe tout)
Objet	Location du club-house — 14 novembre 2026
Référence du client	Son numéro de commande, s'il en a un
Date de la prestation	14/11/2026
Date d'échéance	Vide : 30 jours après l'émission
Conditions de règlement	Virement à 30 jours

Puis Ajouter une ligne :

Désignation	Qté	Prix unitaire	Compte de produit
Location du club-house, 1 journée	1	150,00	70… (location)

Compte de produit : un compte de classe 7. Certains comptes exigent en plus un aéronef ou un tiers : l'écran le demande alors dans la ligne. En cas de doute, demandez au trésorier.
Total : il s'affiche sous les lignes : 150,00 €.

Enregistrer le brouillon.

Vous devez voir : la facture dans la liste, état Brouillon, sans numéro. Un brouillon se modifie librement ; le numéro n'est attribué qu'à la validation.

A2. Soumettre à validation

Si vous n'avez pas le droit de valider : Soumettre à validation. La facture passe à À valider.

Vous vous êtes trompé ? Reprendre pour modifier la ramène en brouillon. Supprimer le brouillon l'efface (possible tant qu'elle n'est pas émise).

A3. Valider et émettre (trésorier ou bureau)

Filtrer sur l'état À valider, ouvrir la facture et la relire.
Valider et émettre (le bouton s'appelle ainsi dès que vous avez le droit, même sur un brouillon que vous avez saisi vous-même). Une fenêtre demande la date d'émission et, si le client a payé sur place, le mode de règlement (carte, chèque, espèces, virement).
Confirmer.

Si vous la refusez, Renvoyer en brouillon avec un motif : le secrétariat le lit sur la facture.

Vous devez voir : « FA2027-0001 émise » (le numéro suit : FA + exercice + compteur continu). En une seule fois, l'ERP a :

attribué le numéro, figé l'adresse du client, généré le PDF ;
créé l'écriture de vente en brouillon (débit du compte du client, crédit du compte de produit) ;
si la facture a été réglée sur place, créé aussi l'écriture d'encaissement et l'état passe directement à Payée.

Une facture émise ne se modifie plus

On la corrige par un avoir (voir plus bas), jamais en la changeant.

A4. Envoyer

Ouvrir la facture : PDF pour l'ouvrir ou l'imprimer, Envoyer par e-mail pour l'envoyer au client (adresse du client par défaut, modifiable). Le message indique « Envoyée à … » ; l'ERP garde la trace de l'envoi. Un membre retrouve aussi ses factures dans Mes factures sur son portail.

A5. Enregistrer le règlement

Le virement arrive. Sur la facture émise : Enregistrer le règlement.

Choix	Quand
Choisir le mode (virement, chèque, espèces, carte) et la date du règlement	Le règlement n'est pas encore saisi : l'ERP crée l'écriture (crédit du compte du client) et la relie à la facture
Lier une écriture déjà saisie	Le règlement est déjà dans la comptabilité (ligne de banque, versement). L'écriture doit créditer le compte du client d'au moins le total et ne régler aucune autre facture
Marquer payée sans écriture (réglée ailleurs)	Le règlement a été comptabilisé autrement

Vous devez voir : l'état passe à Payée.

A6. Annuler ou corriger : l'avoir

Une facture émise fausse se corrige par un avoir (numéro AV2027-…). Créer un avoir reprend les lignes de la facture en brouillon : gardez tout pour annuler la facture, ou réduisez les lignes pour un avoir partiel (jamais plus que la facture). Le circuit est le même : soumettre, valider et émettre. Puis refaites une facture correcte.

B. Une écriture de vente sur le compte d'un membre

B1. Un seul membre

Finance › Ventes › Ventes, mode Individuelle. C'est le formulaire d'écriture du journal VT (Saisir une écriture) :

Compte	Tiers	Libellé ligne	Débit	Crédit
411… Membres	Paul Bernard	Repas AG 2026 (2 repas)	36,00
7… Produit (repas)	—	Repas AG 2026		36,00

Enregistrer le brouillon ; le trésorier la poste. Le membre la voit sur son compte, « en attente » jusqu'au poste.

B2. Plusieurs membres d'un coup

Mode Par lot : l'assistant crée un brouillon par membre avec le même montant.

Configuration : choisir l'article tarifaire de la grille, ou Saisie libre (sans tarif) ; saisir la Quantité, le Prix unitaire (18,00), le Libellé de la facture (Repas assemblée générale 2026), la Date d'écriture, le Compte client (411) et le Compte produit.
Sélection des membres : filtrer par nom ou identifiant, cocher les 12 membres (Tout sélectionner si besoin).
Sommaire de l'opération : vérifier le nombre de membres, le montant par membre (18,00) et le total (216,00 €).
Générer les brouillons. (Générer et valider poste tout de suite : réservé au trésorier.)

Vous devez voir : un message confirmant la création des brouillons (un par membre) ; relisez-les dans le journal avant de les poster.

Si ça ne marche pas

Problème	Que faire
Pas de bouton Valider et émettre	Vous n'avez pas le droit Valider et émettre les factures : utilisez Soumettre à validation.
Le client ne se trouve pas	Créer sa fiche d'abord (Membres › Annuaire, Organisations partenaires ou Fournisseurs / clients).
Impossible de lier une écriture au règlement	Elle doit créditer le compte du client d'au moins le total de la facture et ne régler aucune autre facture.
Une facture est fausse mais déjà émise	Créer un avoir, puis une nouvelle facture.
Le membre veut payer en plusieurs fois	Paiement en plusieurs fois : l'échéancier se définit sur l'écriture de vente.