Exercice et clôture
Administration › Exercices comptables. Créer un exercice demande le droit Paramétrage comptable ; le clôturer ou le rouvrir, le droit Clôturer et rouvrir un exercice. Les deux sont portés par le trésorier.
| État | Signification |
|---|---|
| Ouvert | Exercice en cours |
| Clôturé | Plus aucune écriture |
| Réouvert | Rouvert pour correction |
Préparer l'exercice suivant
L'assistant Préparer l'exercice suivant crée l'exercice N+1 et liste ce qui manque pour la saison :
- un exercice couvrant le 1er janvier ;
- les paramètres de facturation des vols ;
- au moins une version de tarif ;
- le journal des à-nouveaux ;
- le compte d'attente des encaissements anticipés ;
- le tarif d'inscription de la saison et les documents à accepter.
Il faut le faire avant l'ouverture des réinscriptions : une réinscription anticipée est écrite au 1er janvier, dans l'exercice suivant.
Clôturer
- Vérifier la clôture : la liste des blocages (brouillons, lignes bancaires non rapprochées…).
- Étape À-nouveaux : aperçu des soldes reportés, export CSV, puis Générer les à-nouveaux. Une écriture brouillon est créée au journal AN de l'exercice suivant, avec les tiers (membres, fournisseurs, équipements).
- Clôturer : possible seulement avec des à-nouveaux générés et à jour.
- Valider l'écriture d'à-nouveaux dans l'exercice suivant.
Le résultat de l'année est reporté sur le compte 120.
Rouvrir
Un motif est demandé. Si les à-nouveaux sont déjà validés, il faut d'abord les annuler ; ils sont régénérés avant la nouvelle clôture.
Opération à cheval sur deux exercices
Une ligne de relevé et son écriture doivent être dans le même exercice. Pour un paiement émis en décembre et débité en janvier : importer le relevé de janvier en le rattachant à l'exercice précédent s'il est encore ouvert ; sinon le rouvrir, rapprocher, puis le clôturer à nouveau.
Attendre le relevé de janvier
Le contrôle de clôture ne connaît que les relevés déjà importés. Clôturer avant d'avoir importé et rapproché le relevé du mois suivant réussit sans avertissement.
Avant de clôturer
Aucun brouillon ni compte d'attente non expliqué, rapprochement terminé, reçus fiscaux émis, pièces conservées. Voir Trésorerie.
Répéter la clôture à blanc (décembre)
Avant la vraie clôture, on la répète sur une copie des données (jamais sur la production) pour découvrir les blocages à l'avance. À faire en décembre, une fois les brouillons traités. La copie est demandée à l'administrateur technique ; rien de ce qui est fait dessus n'a d'effet sur la comptabilité réelle, et on y note les problèmes sans les corriger : les corrections se font ensuite en production, par le trésorier.
Check-list :
- Copie récente (moins de 7 jours), avec les mises à jour appliquées. Relever avant de commencer : la balance générale, les soldes des comptes 411, 512, 4672 et 4091, le nombre d'écritures par journal (brouillons et validées).
- Vérifier la clôture : lire la liste des blocages (brouillons, lignes sans tiers, acomptes fournisseurs 4091 ouverts, compte fournisseur 401 débiteur, compte de passage 4672 non soldé, lignes bancaires non rapprochées) et noter chacun.
- Page Contrôles : aucune règle bloquante ne doit rester violée ; compter les écritures signalées.
- Préparer l'exercice suivant, puis ouvrir les réinscriptions et faire un dossier complet de bout en bout (paiement, compte d'attente, activation).
- Clôture des remises (REM) : contrôler les écritures produites.
- Aperçu des à-nouveaux, puis Générer : comparer aux soldes relevés au départ.
- Clôturer l'exercice : noter les refus et leurs messages ; vérifier que l'exercice n'accepte plus aucune modification.
- Rouvrir, corriger une écriture de test, vérifier que les à-nouveaux sont signalés « à régénérer », reclôturer et régénérer.
- Comparer : la balance est identique avant et après, les soldes d'ouverture de l'année suivante égalent les soldes de clôture (411 par tiers, 512, 4672, 4091), aucune écriture perdue ou en double.
- Vérifier l'exercice suivant : facturation d'un vol, achat de pack, ligne de banque à rapprocher.
Le jour J : accord du trésorier, sauvegarde de la base juste avant, puis les mêmes étapes en production. Le retour arrière passe par la réouverture de l'exercice.